كيف تكتب خطاب رسمي

عدد قليل جداً منا لا يعترض حياته كتابة الخطابات أو الرسائل الرسمية، ولذا يجب على كل فرد أن يتعلّم ويتقن كيفية كتابة الخطاب الرسمي، والخطابات الرسمية على اختلاف أنواعها واختلاف وجهاتها، لها مجموعة من الأسس والقواعد التي يجب اتّباعها عند كتابة الخطاب لكي يكون صحيحاً ويؤدّي الوظيفة المطلوبة منه.

• استخدام ورق مطبوع وخاص بالجهة التي تعمل بها، أي أن يحمل الورق شعار مؤسستك.
• تجنّب وضع أي أشكال أو رسومات في الخطابات الرسمية.
• استخدم أحد برامج الكمبيوتر في طباعة الخطاب، لا تقم ببعث خطاب مكتوب بخط اليد.
• انتبه إلى أخذ مسافة بين الأسطر تقدر بمسافة سطر أو سطر ونصف.
• الكلام يكون في منتصف الصفحة (توسيط النص)، لا أن يكون ملتصقاً بأحد الجانبين.
• استخدم خط raditional Arabic وبنمط ( 16) أو نوع AL – MATEEN وأسود اللون في كتابة اسم الجهة المخاطبة.
• يجب استخدام الخط من نوع Arial.
• التحية تكتب بالشكل التالي "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد؛" لاحظ بأن كلمة بعد ملاصقة لعبارة التحية، ومتبوعة بالفاصلة المنقوطة.
• احرص على جعل مسافة مع بداية كل فقرة في الخطاب، باستخدام كلمة tab موجودة على الكيبورد، وتتميّز هذه الكلمة بوجود سهمين.
• مقاس الخط الداخلي أربعة عشر.
• استخدم الألقاب والمسميات الائقة والمناسبة للأشخاص المخاطبين، والكثير يقع في خطأ وضع شرطة بين (/) بين الاسم واللقب.
• الخطاب يشمل على اسم مقدم الخطاب، ولكن في أسفل الخطاب.

• في حال مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب، ويوقع من رئيس القسم.
• وعند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم، ومعد الخطاب، ويوقع الخطاب من مدير الإدارة.
• في حال مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب، ويوقع الخطاب من المساعد. أما خطابات المدير ترسل بشكل مباشر إلّا في حالتين وهما:
  • الشكاوى.
  • رفع الاقتراحات.
• مراعاة الصلاحيات عند إرسال الخطابات للوزارات.
• إذا كان الخطاب موجهاً لعدة مؤسسات وإدارات تكون الإشارة إلى هذه المؤسسات والإدارات في العنوان، أمّا إذا كان خطابك لجهة معينة يكتب على الخطاب سري ويرسل في غلاف مكتوب عليه كلمة سري.
• غرض خطابك يكتب في نهاية الخطاب مثل نرجو المتابعة، أو تكليف من يلزم...إلخ.
• اكتب في الجزء السفلي من الجهة اليسرى، كل من هيئة الموقع واسم الموقع، وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب، ويجب مراعاة أن يكون حجم الخط ثمانية عشر.
• تترك مسافة للتوقيع بين هيئة موقع الخطاب واسمه، وتقدر بمسافة سطرين، وعلى الموقع وضع توقيعه وتاريخ التوقيع.
• من الضروري تسمية أصحاب الصور في حال احتواء خطابك على صور لأشخاص معينين في الخطاب.
• يجدر بك الإشارة لأي مرفقات مع الخطاب مثل رسومات بيانية ونتائج وغيرها.
• عند قفل خطابك اقفله بعبارات محدّدة مثل: الله الموفق، وتقبلوا فائق الاحترام.