كيفية كتابة خطاب

يعتبر الخطاب من أقدم طرق التواصل مع البشر، والذي يتم استخدامه في العادة لإيصال معلومات معينة من طرف إلى آخر، بالإضافة إلى التقدم بطلب لأمر معين، أو لإيصال فكرة معينة إلى أشخاص معينين، ومن الجدير بالذكر بأن هناك العديد من الأنواع للخطاب، فهناك الخطاب التجاري، خطاب التقدم لوظيفة، أو الاستقالة من وظيفة، بالإضافة إلى غيرها، والتي تتطلب جميعها مهارة في الكتابة، واتباع أسلوب معين، وفي هذا المقال سنقدم لكم الطريقة الأمثل لكتابة الخطاب.

هناك مجموعة من الخطوات الضرورية الواجب اتباعها لكتابة خطاب بالشكل الصحيح، والتي تتمثل بالنقاط التالية:

• الانتباه إلى الجهة المراد توجيه الخطاب إليها، وذلك لاختيار نوعية الخطاب الأمثل، فعل سبيل المثال إذا كان الخطاب موجهاً إلى شركة يراد العمل بها أو إلى أحد المسؤولين في المؤسسات الحكومية (لا يوجد معرفة، أو علاقة اجتماعية)، فيجب أن يكون الخطاب مكتوباً بطريقة رسمية، أما إذا كان موجهاً إلى أحد الأصدقاء أو الأقارب (هناك علاقة اجتماعية)، فيمكن أن يكون الخطاب غير رسميّ.
• تحديد الطريقة المناسبة لإرسال الخطاب، ومن الجدير بالذكر بأن هناك طريقتين، وهما: إرسال خطاب مكتوب بخطّ اليد، أو استخدام البريد الإلكتروني (الإيميل)، وهذا يعتمد طبعاً على الطريقة التي يفضلها الطرف المستقبل، والتي وفّرها للطرف المرسل، هذا بالإضافة إلى الوقت المراد أن يستقبل فيه الخطاب، فإذا أراد المرسل أن يصل خطابه بشكل سريع إلى المستقبل، فيفضّل إرسالها على الإيميل.
• الحرص على متابة عنوان المرسل بشكل كامل في الترويسة الرسمية وعلى جهة اليسار من الصفحة، والتي يفضل أن يتمّ تصميمها بشكل شخصي عن طريق استخدام برنامج (الوورد)، مع العلم بأنّه من الممكن استخدام الترويسات الجاهزة، خاصّة في حالة التقديم إلى الشركات التجارية، والتي توفّر أساساً هذا الأمر، ومن الجدير بالذكر بأنه يجب مراعاة كتابة العنوان بالشكل الصحيح، بحيث يجب البدء بكتابة اسم الشارع، ومن ثم اسم المدينة والرمز البريدي.
• كتابة التاريخ بشكل كامل تحت العنوان في الجهة اليسرى، بمعنى أن يكتب اليوم والشهر بالكلمات، بالإضافة إلى السنة، ولكن مع الحرص على الابتعاد عن العنوان بضعة أسطر.
• في حالة تم إرسال الخطاب عن طريق الإيميل، فلا داعي لكتابة التاريخ؛ لأنّه يظهر تلقائياً عند الطرف المستقبل.
• في الخطابات الرسمية، يجب كتابة عنوان الشخص المستقبل بشكل كامل، بحيث يبدأ باسم الطرف المستقبل مع اللقب (سيد، سيدة، أو السادة المحترمون في حالة الجهل بجنس الشخص المستقبل)، ومن ثم اسم الشركة، بالإضافة إلى عنوان الشارع واسم المدينة، لكن في حالة الخطابات غير الرسميّة أو المرسلة عن طريق الإيميل ليس هناك داع للقيام بهذه العملية.
• بدء نص الخطاب بالتحيّة والاطمئنان على صحّة الطرف المستقبل، فإذا كان الخطاب رسمياً فمن الممكن استخدام عبارة "أرجو أن تكون بخير"، أمّا في حالة الخطاب غير الرسمي فمن الممكن كتابة عبارة " كيف الحال".
• تنسيق الخطاب وصياغته بطريقة جيدة حيث يجب أن يكون على شكل فقرات واضحة، مع الحرص على عدم كتابته في حالة عدم التوازن النفسي، وذلك للحفاظ على الموضوعية، كما يجب الانتباه إلى الهدف من كتابة الخطاب، وسبب إرساله.
• يجب الانتباه إلى الكتابة بلغة سليمة خالية من الأخطاء الإملائية، كما ويجب مراعاة استخدام علامات الترقيم بالشكل الصحيح.
• إعادة قراءة الخطاب أكثر من مرة، وعرضه على الأصدقاء الملمين بأصول الكتابة، وذلك للتأكد من عدم وجود أي أخطاء أو مشاكل.
• ختم الخطاب بكلمات من المودة والامتنان، والتي يفضل كتابتها في الجهة اليسرى من الخطاب، ومن الأمثلة على العبارات المستخدمة للخاتمة ما يلي: "مع الاحترام"، "تقبلوا منا فائق الاحترام"، وهي رسمية، أمّا "مع حبي"، فهي غير رسميّة.
• وضع التوقيع الخاص في نهاية الخطاب، والذي يكون من بعد كتابة الاسم الرباعي.