عناصر الخطة

التخطيط

يعتبر عنصر التخطيط "Planning" من أهمّ الركائز التي تحقق النجاح الحتمي للعمل في مختلف الميادين الحياتيّة، ويتمثّل في كونه أحد أهمّ الأنشطة الإداريّة ويأتي في ذلك جنباً إلى جنب كأحد العمليّات الفرعيّة مع كلّ من التوجيه، والتنظيم، والرقابة في العمليّة الإداريّة الكبرى، ويقوم بصورة أساسيّة على وضع خطط ووثائق مفصلة يُحدد من خلالها المهام المطلوب أداءها خلال وقت محدد، ويتمّ صياغة هذه المهام على شكل أهداف قريبة ومتوسطة وبعيدة المدى، وذلك انطلاقاً من مقولة "إنّ كل ما تحتاجه خطة، وخريطة طريق، وشجاعة كافية لتتبع طريقك نحو الهدف"، علماً أنّ التخطيط هو نشاط أو عمليّة بينما الخطّة الناتجة عن هذه العمليّة تتمثّل في كونها وثيقة مكتوبة تترجم كل ما تمّ التخطيط له، وتتكون من مجموعة من العناصر التي سنقوم باستعراض أبرزها في مقالنا هذا.

عناصر الخُطّة

• لا بدّ من وجود عنوان واضح ومحدد للخطة، وتفاصيل هامة حول طبيعة العمل أو ميدانه وموقعه ونوع الخطة أي تشغيليّة أو تسويقيّة وغيرها، والمدّة الزمنيّة لها، حيث تختلف الخطط حسب اختلاف الفترة المحددة لتنفيذها على أرض الواقع ما بين خطط بعيدة ومتوسطة وقريبة الأجل.
• مقدمة تفصيليّة تتضمّن الهدف الرئيسيّ من الخطّة، إلى جانب رؤية ورسالة وقيم المنظمة، أو الجماعة أو الشخص، مع عرض لمحة عن الظروف الداخليّة والخارجيّة للعمل.
• عرض مفصل للأهداف المراد تحقيقها من هذه الخطة حسب الأولوليّة، أي ابتداءً من الأهم وصولاً إلى أقل أهميّة.
• وضع جداول زمنيّة يُحدّد من خلالها الوقت المخصص لكل مُهمة، بحيث يجب الأخذ بعين الاعتبار ضرورة أنّ يكون كافية لإنجازها بالكل ليتسنى لأصحاب الخطة تسليم الأعمال في الوقت المطلوب بدون أي تأخير، من منطلق أنّ أي تأخير يؤثر على الجهد والتكلفة، ويحتاج إلى رصد ميزانيات أكبر، ويؤثر بصورة مباشرة على جودة المخرجات، مع ضرورة الإشارة إلى وجود وقت إضافي لكل مهمة تفادياً لأي أمور طارئة ومفاجئة.
• تحديد الميزانيات المخصصة للعمل، مع ضرورة الحرص على الالتزام بها، والتطرق إلى الجهات الداعمة والممولة.
• تحديد موقع العمل أو مقره.
• تحديد آليات التنفيذ بدقة، وتوزيع الأدوار والمهام على المنفذين أو القائمين على العمل.
• رصد الفرص التي يمكن الحصول عليها لتطوير العمل.
• تحديد الوسائل المتاحة والموارد المتوفرة لتنفيذ العمل.
• تحديد الفئة المستهدفة، وكيفيّة التركيز على استقطابها وجذبها، مع ذكر أبرز آليات الترويج للخدمات والسلع والأعمال لتحقيق الأهداف التي تمّ التخطيط لها.
• ضرورة وجود ملخّص شامل لكل ما سبق.