محتويات
- ١ السكرتير
- ٢ وظائف السكرتير
- ٣ صفات السكرتير الناجح
- ٣.١ المقومات الشخصيّة
- ٣.٢ الصفات العملية
- ٣.٣ الصفات العلمية
السكرتير هو مساعد إداري يقوم بتقديم المساعدات والمعاونات للإدارات المختلفة أو الرؤساء، ويجب عليه يتمتع بمهارات وقدرات على تحمل المسؤولية الموكلة إليه من قبل مديره ضمن نطاق الصلاحيات المعطاة إليه، وقد ظهرتْ الحاجة إلى السكرتير نظراً لكبر حجم المؤسسات والمنظمات ، حيث إنه يقلل من الأعباء الواقعة على عاتق الوحدات الإدارية.
وظائف السكرتير- الاتصالات الهاتفية والكتابية وتتمثل بالرد على الهاتف، كتابة المراسلات بكافة أنواعها مثل الرسائل والمذكرات والتعاميم وكتابة التقارير.
- إعداد وتنظيم البريد الصادر والوارد والقيام بفرزه وتوزيعه على الجهات المعنية.
- إدارة المكتب وتنظيمه والتحضير للاجتماعات وكتابة محاورها.
- استخدام البريد الالكتروني وشبكات الانترنت وبرامج معالجة النصوص.
- استخدام أجهزة المكاتب الحديثة وإجادة التعامل معها مثل الفاكس وآلات التصوير.
- التنظيم والإشراف الإداري على الأقسام التي ضمن نطاق صلاحيته، وتوزيع الأعمال عليهم.
- تجميع التقارير الإدارية والفنية عن أقسام المؤسسة ورفع توصيات لمدير المؤسسة.
- كتابة محاضر الاجتماعات وعرضها على المسؤولين والإداريين.
- تنظيم مواعيد المدير ولقاءاته ونشاطاته اليومية.
- إنجاز بعض الوظائف بالنيابة عن المدير إذا كانت من صلاحيته.
- حسن المظهر والشكل العام: السكرتير الناجح يجب عليه انتقاء الملابس المناسبة لعمله ، وأن يكون ذا وجه سمح مبتسم حيث إنه وجه المؤسسة، ومن خلاله يقوم الزائر أو العميل بتكوين الانطباع الجيد للمؤسسة.
- الصبر والحلم: يتطلب من السكرتير لكي يكون ناجحاً أن يكون ذا انطباع هادئ وصبرٍ طويل في مواجهة المشاكل والأمور الصعبة ومحاولة حلها ومعالجتها بأفضل الاساليب.
- التفكير المنظم: لكي يكون السكرتير ناجحاً يجب عليه أن يقوم بدراسة جميع الموضوعات المطروحة في المؤسسة.
- الأمانة: طبيعة عمل السكرتير تجعله مطلعاً على العديد من أسرار العمل؛ لذلك يجب عليه أن يكون متمتعاً بالأمانة والصدق في المعاملة.
- مهارات التعامل مع المدير ومدراء الشركات الأخرى التي تتعامل مع مؤسسته.
- مهارات التعامل مع موظفي المؤسسة وتحديد كيفية لقائهم مع المدير إذا كانت بحاجة إلى موعد مسبق أو بدون موعد.
- مهارات التعامل مع التعامل مع الصحافة والإعلام؛ حيث إنه يجب أن يكون شديد الحذر أثناء التعامل معهم .
- مهارات التعامل مع الضيوف من حيث اللباقة وتلبية حاجاتهم بالأمور التي يحتاجونها.
- معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب.
- تعلم أكثر من لغة أجنبية.
- تعلم الأساليب الصحيحة لاستخدام الحاسوب و الآلات الكاتبة بدقة وسرعة.
- مهارة استخدام الأجهزة المكتبية الحديثة.
- معرفة جميع مهارات الاتصال والتواصل الحديثة.
- حفظ المعلومات بطرق وأساليب الحديثة والمتبعة في معظم المؤسسات.
من أهم الأمور التي على السكرتير التقيد بها ليكون ناجحاً هو اعتماد مذكرة لتدوين جميع الأمور التي تحصل أثناء العمل، حتى لو كان قويَّ الذاكرة.
المقالات المتعلقة بكيف تصبح سكرتيراً ناجحاً