محتويات
- ١ البريد الإلكتروني
- ٢ كيفيّة كتابة بريد إلكتروني
- ٢.١ طريقة الكتابة
- ٢.٢ بنية الرسالة
- ٢.٣ نصائح عند كتابة البريد الإلكتروني
- ٣ كيفيّة الدخول إلى البريد الإلكتروني واستخدامه
- ٤ المراجع
البريد الإلكتروني (بالإنجليزيّة: e-mail) هو عبارة عن تبادل الرسائل المخزّنة في أجهزة الحاسوب بواسطة وسائل الاتصال عن بُعد، وقد تحتوي الرسالة على نص أو على وسائط وملفات كالصور والملفّات الصوتيّة. استُخدِم البريد الإلكتروني منذ بداية نشأة شبكة الإنترنت، ولا يزال يُستَخدَم بكثرة، فهو يحتلّ نسبة كبيرة من كميّة البيانات المُتبادلة عبر شبكة الإنترنت، كما ويمكن استخدام البريد الإلكتروني من ضمن شبكات خاصّة غير شبكة الإنترنت.[١]
للبريد الإلكتروني ميّزات عديدة، فلو تمّت مقارنته بالبريد العادي، فإنَّ البريد الإلكتروني يُعدّ أسرع بكثير منه؛ حيثُ يمكن إرسال البريد الإلكتروني في أي وقت في اليوم على مدار السنة، كما أنَّ إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني تُعد أقل كلفة من إرسالها بواسطة البريد العادي، بالإضافة لذلك، فإنَّ البريد الإلكتروني يمكن إرساله إلى عدّة أشخاص في آنٍ واحد.[٢]
كيفيّة كتابة بريد إلكترونيهناك نوعان رئيسيّان من الرسائل بشكلٍ عام يختلف كل منها من حيث الجهة التي تُرسَل إليها الرسالة، وهذان النوعان هما الرسائل الرسميّة (بالإنجليزيّة: formal letters)، وغير الرسميّة (بالإنجليزيّة: informal letters)، فالأخيرة يتم استخدامها عند التواصل مع الأصدقاء والأقارب بالإضافة لأوقات المناسبات، أمّا الأخرى، فتُستخدَم مع من هم غير معروفين على المستوى الشخصي، وفي حالات العمل كالتقدُّم لوظيفة، أو طلب أمر معيَّن، أو تقديم الاعتذار.[٣]
طريقة الكتابةإنَّ إجادة كتابة البريد الإلكتروني الرسمي يُعدّ أمراً مهمّاً خصوصاً في مجال العمل، وطريقة كتابته تعد شبيهة إلى حد كبير بكتابة الرسائل الرسميّة العاديّة. يبدأ البريد الإلكتروني بفقرة تقدِّم للقارئ الهدف الرئيسي من الرسالة، كما ويُفضَّل تعريف الكاتب عن نفسه في هذه الفقرة بالإضافة إلى شكر القارئ، ويجب أن يبدأ البريد الإلكتروني بجملة التحيّة، وتعتمد طريقة كتابة هذه الجملة على بعض الأمور كمعرفة الكاتب لاسم القارئ أم عدم معرفته، بالإضافة لمنصب القارئ، ولا سيما جنسه.[٤]
تحتوي الفقرة التالية لفقرة المقدّمة على المعلومات الرئيسيّة المرغوب تضمينها في الرسالة، وهي بمثابة تكملة للتعريف الذي تمّت كتابته في فقرة البداية، تلي الفقرة الرئيسيّة فقرة الخاتمة، وفيها يتم تلخيص الهدف من إرسال الرسالة بالإضافة لدعوة القارئ لتنفيذ عمل معيَّن، وبعد ذلك يتم إنهاء الرسالة بتوقيع الكاتب.[٤]
بنية الرسالةيوجد شكلان يمكن كتابة معلومات المرسل فيهما، وهما كالتالي:[٤]
- النوع الأوّل: يتم وضع جميع معلومات المُرسل؛ كالعنوان، وعنوان الشركة على يمين الصفحة (على اليسار عند الكتابة بالإنجليزيّة)، فيتم كتابة عنوان الشخص أو الشركة في البداية، يليه عنوان الجهة الموجّهة إليها الرسالة، ومن ثُمَّ يأتي تاريخ إرسال الرسالة بعد بضعة أسطر من العناوين، ويُسمّى هذا النوع (بالإنجليزيّة: block format).
- النوع الثاني: يتم فيه وضع عنوان الجهة المرسلة (عنوان الشخص أو الشركة) في أعلى يسار الصفحة (على الجهة اليمنى في حال الكتابة باللغة الإنجليزيّة)، ويليه تاريخ إرسال الرسالة، ويقابلهما في الجهة الأخرى عنوان الجهة المستهدفة، ويسمّى هذا النوع (بالإنجليزيّة: standard format).
هنالك عدّة أمور يُفضَّل اتباعها عند كتابة بريد إلكتروني، ومن ذلك وضع عنوان مناسب له، فهذا يدل على كون المُرسل مُهتمّ بالموضوع المستهدف، كما يُفضَّل بدء الرسالة بتحيّة رسميّة، ككتابة عبارة "عزيزي" أو "عزيزتي" متبوعةً بلقب الشخص، ككتابة "السيّد" أو "السيّدة" على سبيل المثال، وذلك قبل ذكر اسم الشخص المُستهدَف، ومن ثُمَّ يتم التأكُّد من الاسم جيّداً، فكتابة اسم الشخص بصورة خاطئة قد يتسبَّب في إزعاجه، ويُفضَّل أيضاً وبشدّة تفادي الوقوع في الأخطاء اللغويّة والنحويّة، فهذا قد يتسبَّب في عدم أخذ الرسالة على محمل الجد،[٥] كما يجب التقيُّد بالآداب عند إرسال البريد الإلكتروني، فيُفضَّل مثلاً كتابة عبارة "من فضلك" أو "رجاءً" عند طلب أمر معيَّن من الجهة المستهدفة، وإنهاء الرسالة بجملة شكر، كما أنّه يجب الابتعاد عن إرسال رسائل شديدة اللهجة أو تحتوي ما يُبيِّن غضب صاحبها، فذلك سيكون له تأثيرٌ سلبيٌّ.[٥]
يُفضَّل عند إرسال ملفّات معيّنة أن يتمّ ضغط الملفّات لتقليل حجمها؛ وذلك لتفادي جعل القارئ ينتظر طويلاً لتحميلها في حال كانت كبيرة، ويُنصَح باستخدام البرامج المضادة للفيروس (بالإنجليزيّة: anti-virus) لإجراء مسح على البريد قبل إرسال الرسائل؛ وذلك لعدم نشر البرامج الخبيثة للآخرين، كما يُفضَّل عدم استخدام الأسماء المستعارة، وعدم إدراج العديد من علامات الاستفهام أو التعجُّب الملاصِقَة لبعضها البعض، فهذه دلالة على عدم المِهَنيّة. يُفضَّل دائماً أن يتم الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني وعدم تجاهل أيٍّ منها حتّى وإن لم يطلب الشخص المُرسِل ردّاً عليها.[٥][٦]
دائماً ما يُنصَح باستخدام علامات الترقيم عند كتابة الرسالة، فالعلامات كالفاصلة والنقطة تُعد مهمّة جدّاً عند كتابة نص معيَّن، فهي تجعل فهمه أسهل على القارئ. يُفضَّل الكتابة عن موضوع واحد فقط في الرسالة الواحدة وألّا تتفرَّع الرسالة إلى أكثر من موضوع؛ وذلك لكي لا يشتت القارئ.[٦]
كيفيّة الدخول إلى البريد الإلكتروني واستخدامهيتم إنشاء بريد إلكتروني من خلال أحد المواقع التي توفِّر خدمة استضافها، فمن خلال متصفح الإنترنت يتم (بالإنجليزيّة: web browser) الدخول إلى إحدى هذه المواقع وإنشاء حساب جديد، وعادةً ما تتطلَّب عمليّة التسجيل اختيار عنوان للبريد الإلكتروني وكلمة مرور، بالإضافة لمعلومات أخرى شخصيّة كالاسم.[٧]
لبدء استخدام البريد الإلكتروني، يجب تسجيل الدخول إلى الحساب من خلال الموقع الإلكتروني المزوِّد لهذا البريد، وبعدها يمكن قراءة الرسائل الجديدة من خلال صندوق الواردات (بالإنجليزيّة: inbox) بالضغط على عنوان الرسالة، وفي حال الرغبة في إعادة إرسال الرسالة إلى شخص آخر، فيتم الضغط على زر إعادة التوجيه (بالإنجليزيّة: forward). لإنشاء رسالة جديدة وإرسالها، يتم الضغط على زر إنشاء بريد (بالإنجليزيّة: compose mail)، فسيتم الانتقال إلى شاشة جديدة يتم فيها إدخال عنوان البريد الإلكتروني المستهدف، بالإضافة لعنوان لموضوع الرسالة، وبعدها يتم كتابة الرسالة في الصندوق الكبير، وأخيراً الضغط على زر الإرسال (بالإنجليزيّة: send).[٧]
المراجعالمقالات المتعلقة بكيف اكتب البريد الالكتروني