كيف أكتب تقرير عمل

يعتبر التقرير نوعاً من أنواع التوثيق التي تساعد المدراء على عملية الوصول إلى القرارات الصائبة، حيث إن التقرير يعرض نتيجة عمل فريق عمل اجتهد في أمر معين وبحث فيه وخلص إلى أمور ونقاط، حيث أن هذه النقاط تفيد المدراء وتساعدهم على معرفة الوضع الراهن إضافة إلى أنه يعمل على توثيق هذه المعلومات التي يتضمنها للرجوع إليها في وقت لاحق عند الحاجة إليها مرة أخرى، ومن هنا اكتسب التقرير هذه الأهمية البالغة جداً، في جميع المجالات سواء العلمية او التعليمية أو العملية. ولما كان التقرير بهذه الأهمية وخاصة في النواحي العملية، توجب أن يكون الاهتمام بهذا النوع من أنواع التقارير اهتماماً خاصاً جداً، إذ يجب أن يكون له ترتيب معين من ناحية سرده للمعلومات التي يحتوي عليها.

ترتيب المعلومات في التقرير العملي ضروري جداً حتى تتسنى عملية لملمة أطراف الموضوع وتلخيصه بشكل كبير جداً دون إغفال أية نقطة من النقاط الهامة والحساسة التي لها أهميتها في استيفاء الغاية القصوى من التقرير، إذ يتوجب أولاً أن يتم كتابة نبذة عن تاريخ الموضوع وما يتعلق به من أمور، والهدف من التقرير أو من النشاط أصلاً كما، بعدها يأدي دور سرد وقائع الأنشطة التي قام بها الموظف، حيث تسرد بالتفصيل، دون إغفال الأمور الهامة والضرورية، إذ أن هذه الأمور من شأنهاأنه تعمل على وضع قارئ التقرير بأصل الموضوع الذي ستجري مناقشته.

بعد كتابة نبذة وافية عن أصل الموضوع يتوجب أن يفرد جزء خاص لمناقشة كافة التفصيلات إضافة إلى تحليل شامل وواع لكافة الوقائع يأخذ بعين الاعتبار المتغيرات والأمور المستجدة والتعديلات التي حصلت عن المراحل السابقة، إضافة إلى إجراء الإحصاءات الرقمية – إن لزم الامر – ثم وبعد التحليل يأتي دور النتائج وهو من اهم الأقسام، ويفضل ان تكون النتائج مرتبة ترتيباً منطقياً وان تكون مبنية على أسس علمية لا أن تكون نتائج محكومة بالأهواء والرغبات الشخصية وما إلى ذلك من الأمور، وأخيرا يتوجب ان يتضمن التقرير رأي كاتبه في الموضوع وأن يرشح الرأي الأصح من وجهة نظره بناءً على ما لمسه وما عاشه من حقائق، وبناء على تحليله لمجريات سير الأحداث وأيضاً بناءً على النتائج التي توصل إليها وهو الأمر الأهم.

ومن هنا نجد أن كتابة التقرير ليست بالعملية السهلة فهي الجزء الأهم في أية وظيفة يؤديها الشخص، كما يجب أن يكون الموظف مدرباً على كتابة التقارير حتى يستطيع إيصال وجهة نظره بكل سلاسة وسهولة.