كيفية كتابة محضر اجتماع

تعتبر معرفة كيفية كتابة محضر اجتماع من أهمّ المهارات الواجب توفرها في الموظف الذي يريد أن يكون متميّزاً ويعمل بكفاءة عالية؛ حيث إنّ أيّ عمل أو وظيفة لا تخلو من عقد الاجتماعات الدورية والتي لا بد أن يكون فيها تدوين لأهم الملاحظات والنقاط التي تمّت مناقشتها أوالاتفاق عليها، بالإضافة لمتابعة تنفيذ المهام والواجبات المكلف بها الموظف، لذلك ارتأينا أن نقدّم لكم في هذا المقال كيفية كتابة محضر الاجتماع.

• الاستعداد للاجتماع من خلال إحضار قلم ومفكرة، بحيث تكون المفكرة أو الورقة بمقاس (A4)، حتى يمكن تدوين أكبر قدر ممكن من الملاحظات، أو يفضل إحضار أجندة مخصّصة لمحاضر الاجتماعات، أو يمكن استخدام الحاسب الآلي في حال كان كاتب المحضر يجيد الطباعة.
• يُراعى تدوين تاريخ وموعد انعقاد الاجتماع؛ بحيث يتم ذلك باليوم والتاريخ والساعة والمكان.
• تسجيل الحضور بالاجتماع، من خلال تدوين أسماء الحاضرين في الاجتماع، أمّا إذا كان العدد كبيراً فيمكن عمل ورقة وتوزيعها على الحضور لكتابة أسمائهم وأيّ معلومات أخرى.
• قراءة أجندة الاجتماع؛ حيث تحتوي الأجندة على المواضيع المراد مناقشتها في الاجتماع وفتح المجال للتعديل عليها من قبل الحضور من حيث الحذف أو الإضافة أو غيرها.
• الاحتفاظ بمحضر الاجتماع السابق؛ حيث لا بد من إحضاره، فقد تُطلب قراءته على الحضور لمعرفة آخر المستجدات ومتابعة ما تم الاتفاق عليه مسبقاً، ويفضل أن تكون هناك عدّة نسخ منه توزّع على الحضور.
• الإيجاز عند التدوين ولا يُشترط كتابة كل التفاصيل، وذلك من خلال تدوين النقاط الرئيسية والقرارات المتخذة أو ما تم التوصل إليه.
• ضمّ جميع المذكرات والتقارير لمحضر الاجتماع، أي وضع أي تقارير تمّت مناقشتها في الاجتماع مع محضر الاجتماع.
• التركيز على أي مهام يتم التكليف بها، من خلال كتابة أي تكليف أو مهمة والشخص المكلف بها، بالإضافة لمتابعة مدى التزام الأشخاص المكلفون بمهام في الاجتماع السابق.
• التدوين لآلية اتخاذ القرارات؛ حيث إنّ بعض الاجتماعات يتم فيها تصويت على نقاط خلافية، فمن هنا يجب تدوين عدد الأصوات الرافضة وعدد الأصوات الموافقة بالإضافة للقرار النهائي.
• استكمال أيّ معلومات ناقصة بعد الاجتماع بشكل مباشر، من خلال العودة لأصحاب الشأن.
• كتابة موعد انتهاء الاجتماع والتأكد من الحصول على جميع المستندات والأوراق المهمة مثل كشف الحضور، والمذكرات والتقارير.
• المبادرة فوراً بكتابة الصيغة النهائية لمحضر الاجتماع دون تأجيل حتى تكون هناك سهولة في استرجاع المعلومات المهمة، وتوزيع المحضر على الأشخاص الذين تم تكليفهم بمهام معينة ومتابعتهم.