طرق كتابة الرسائل الرسمية

على الرغم من تطور التكنولوجيا وظهور وسائل تواصل اجتماعي حديثة وسريعة إلّا أنّ الرسائل الرسمية ما زالت ضروريةً في بعض المواقف، فمثلاً عند تقدمك لمنصب وظيفي ما أو عند تواصلك مع جهة رسمية معينة لا بد من كتابة رسالة رسمية متبعاً القوانين والخطوات الصحيحة لتعطي الانطباع بكونك شخصاً مثقفاً وعالماً بقواعد لغتك وطرق الكتابة بشتى أنواعها، وهي من الأمور التي لا غنا عنها في المراسلات الداخلية بين موظفي الشركات على اختلافها، ولمعرفة الطريقة الصحيحة لكتابتها خصصنا هذا المقال لذكر الخطوات مع ذكر نموذج لرسالة رسمية كمثال.

تختلف نماذج كتابة الرسائل الرسمية وتختلف بعض خطوات كتابتها، إلّا أن الطريقة العامة لكتابتها كالآتي:

• ابدأ رسالتك الرسمية بالبسملة وسط أعلى الصفحة.
• اكتب على يمين الصفحة مع نزول سطر إلى سطرين تاريخ كتابتك للرسالة باليوم، والشهر، والسنة.
• اكتب اسم أو لقب الشخص الوظيفي أو الجهة الرسمية التي ستوجه الرسالة لها، مبتدئاً بكلمات، مثل: السادة الأفاضل، أو السيد المحترم، واختم اللقب بكلمة (أما بعد).
• اكتب على يمين الصفحة في السطر التالي: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته أو تحية طيبة وبعد.
• اكتب موضوع الرسالة الرسمية التي ترغب بتوجيهها على يمين السطر التالي سواء كان طلباً رسمياً للتقدم لوظيفة، أم طلباً لترقية لمدير شركة أو ما شابه.
• اكتب محتوى الرسالة في السطور التالية شارحاً موضوعك الرئيسي بأسلوب لبق وموجز وموضّح ودقيق، واحرص على الالتزام بقواعد اللغة العربية النحوية والإنشائية، وتأكد من صحة كتابتك للكلمات قبل إرسال الرسالة، والابتعاد عن التشبيعات والمحسنات اللغوية.
• اكتب خاتمة الرسالة على يسار السطور التالية كأن تكتب: تقبلوا مني فائق الاحترام، أو مع احترامي لحضراتكم، وما شابه من الألفاظ اللبقة.
• اكتب بياناتك الشخصية على يسار السطور السابقة كاسمك، وعنوان سكنك، ورقم هاتفك، أو عنوان صندوق بريدك كل على سطر، ثمّ عدد المرفقات الموجودة مع الرسالة الرسمية إن وجدت.

بسم الله الرحمن الرحيم

18-4-2017

سعادة مدير الشركة ... ومساعدوه الأفاضل، أما بعد:

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

الموضوع: طلب ترقية.

أود مع احترامي بتقديم طلب لترقية وظيفية لمنصب أعلى من منصبي الحالي، نظراً للجهود التي بذلتها خلال الخمس سنوات من عملي في شركتكم الموقرة، ونظراً للنتائج المشرفة التي عاد به مشروعي الجديد لشركتكم، وأنا أنتظر أن تعيدوا النظر في وضعي الوظيفي.

وتقبلوا مني فائق الاحترام والشكر.

ص.ب: ...