كيف تنظم مؤتمرات واجتماعات فعالة

تُعتبر المؤتمرات والاجتماعات اليوم من أهمّ الوسائل التي تساعد على مشاركة الأفكار، والوصول إلى حلول للقضايا المشتركة التي تواجه جماعة من النّاس، يرتبطون فيما بينهم بعوامل مشتركة كالأصل المشترك، أو التخصّص، أو الهمّ، وغير ذلك، حيث تُعقد مثل هذه الفعاليّات على كافّة المستويات من أصغرها إلى أكبرها، وأكثرها رسميّة على مستوى العالم.

تساعد المؤتمرات والاجتماعات على التقريب بين وجهات نظر المشاركين أو الأعضاء، بالإضافة إلى الوصول إلى لغة مشتركة في خطاب الجهات المشاركة في هذه الفعاليّات، عدا عن تأهيل المشاركين أو الأعضاء، وزيادة توعيتهم بالقضية أو القضايا الرئيسيّة المطروحة للنقاش، وربما أيضاً لإيجاد الحلول، كما ويمكن الاستفادة من مثل هذه الفعاليّات في تبادل الخبرات، والتقنيات المكتسبة من قبل المشاركين أو الأعضاء، وحتى تؤتي الفعالية أُكلها يجب مراعاة بعض الأمور المهمّة.

• التحضير الجيّد والمسبق قبل إقامة الفعالية، فكلّما قضى منظّم الفعالية وقتاً أطول في تنظيمها، والإعداد الجيّد لها ساعده ذلك أثناء عقدها، والتحضير الجيّد للفعالية يتضمّن تحديد الهدف منها، والمخرجات المتوقّعة، بالإضافة إلى وضع قائمة المشاركين فيها، وذلك من خلال اختيار الأشخاص الذي يعتقد أنّهم يمتلكون الخبرة الكافية التي تؤهلهم للمشاركة، والإسهام في الفعالية، وإن أمكن اختيار الأشخاص الذين يتمتّعون بالشخصيّة القويّة، والذين لا يخجلون من الكلام أمام الناس لكان ذلك أفضل.
• إدارة الفعالية بحرفيّة عالية، وذلك من خلال الالتزام قدر الإمكان بجدول الأعمال الذي تم إعداده مسبقاً للفعالية، كما ويجب تحفيز كافة المشاركين على المشاركة الفعّالة في الفعالية وفي النقاشات المطروحة، بالإضافة إلى الاهتمام بمسألة الوقت المخصّص، والعمل على الوصول إلى النتائج المرجوّة في الوقت المحدّد، كما وينبغي الاهتمام بمسألة تدوين مجريات ووقائع الفعالية، ويمكن لهذه الغاية تصوير الفعالية كاملة، وأخيراً الاهتمام بالنتائج، وتدوينها، وتدوين خلاصة الفعالية بالشكل المناسب.
• يجب الاهتمام بعاملَي الزمان، والمكان من أجل تحقيق القدر الأكبر من الفائدة، إذ يجب أن يكون المشاركون مرتاحين للوقت والمكان المحدّدَين أثناء عقد الفعالية، فلا يجب أن يكونوا منهكين كأن تُعقد الفعالية في الليل، أو أن يكون المكان سيّئاً وغير مناسب من حيث الإعدادات، والتجهيزات، أو حتى من حيث الشروط الصحيّة، وفي هذا السياق فقد تم إنشاء العديد من المراكز المتخصّصة، والأماكن التي تُعنى بتقديم الخدمات التجهيزيّة لكلّ من ينوي عقد فعالية معيّنة لقاء مبلغ ماليّ معين، حيث توفّر هذه المراكز المكان المناسب، والتجهيزات المناسبة أيضاً، عدا عن إمكانيّة الاستعانة بالفنادق وغيرها.