كيف تكون مدير مكتب ناجح

• ١ المدير الناجح
• ٢ صفات المدير الناجح
• ٣ الهدف من أسئلة المدير
• ٤ كيفية تعامل المدير الناجح مع الموظفين

المدير الناجح يصنع نجاحاً لمكان عمله، ويوفّر عليه الوقت والجهد بأكثر الوسائل اختصاراً، وراحة؛ إذ إنّ نجاحه يكمن في كيفية تسيير الأعمال، والموظفين بكل هدوءٍ، واحترامٍ دون وجود مشاكل، ونزاعات، لأن توفير جو المحبة، والألفة بين الموظفين يُساهم في التطوير وتفوق العمل، وبث النشاط، والحيوية بين أركان الشركة أو المؤسسة.

والمدير الناجح يُطوّر من المؤسسة، وينهض بها نحو الرقي، والتقدم، وعليه أن يكون صبوراً، متحملاً، يعلم كل ما يحصل في أروقة العمل، ويعالج كدمات الخلل، ويُبلسم جرح الخلل بآرائه الحكيمة، وتصرفاته السديدة بالحكمة، ورجاحة العقل، وتغليبه على العاطفة، وتجنب كثرة الغضب، والبعد عن رفع الصوت، والتحدث مع الموظفين بلين، ولطف، وحسن معاشرة، كما أنه يزورهم، ويعقد معهم علاقات اجتماعية تُقوّي أواصر المحبة، والشراكة، والتفاعل الإيجابي.

ولعلّ المدير الناجح يدرك تماماً بأن الواجبات، والمهام أكثر من الأوقات لذا عليه أن يكون متفائلاً، منشرح النفس، والهيئة، وهو يعلم جيداً بأنه سينجح في مكانه، واجتماعاته إذا تغلّب على السلبيات، ووضع أمامه أهدافاً محددة، ولنجاح اجتماعاته يستعد بحرصٍ على مناقشة الأمور التي يجب طرحها، ومناقشتها، كما أنه يُوزّع جدول أعمال الاجتماع مقدماً؛ لإعطاء الفرصة للمجتمعين للاستعداد، ودعوة الشخصيات التي يجب تواجدها دون الإكثار أو الإقلال، والاهتمام الجيد بالتنظيم للاجتماع، وتحديد أهدافه الخاصة قبل البدء بالاجتماع، ثم تحديد وقت بدء، وختام اللقاء مع تنظيم أوقات للراحة وسط الاجتماع.

• المدير الناجح يحترم آراء، ومشاعر الزملاء، والنقد البنّاء، مع الحرص على أن يكون جو الاجتماع مريحاً، وودياً دون أن يشوبه التوتر، والملل، والسأم.
• يجعل النقاش يشمل كلّ الحاضرين، ومحصوراً في المهمة، والأهداف التي من أجلها تمّ عقد الاجتماع، وعدم الخروج، والتفرّع عن الموضوعات الأصلية، وذلك يجعل الحاضرين يمارسون مهارة الاستماع، والإنصات الفعّال، والمدير الذكي هو الّذي لا يجعل الموظفين يشعرون بالهيبة، والخوف أثناء النقاش، والحوار مع الاحترام، والتقدير.
• إنّ المدير يعلم بأن جدول الأعمال أشبه بالخريطة التي تصل به إلى الهدف، فيحرص على السير على هداها؛ كي لا يفقد الطريق هو وزملاؤه.
• حين يدير الاجتماع عليه أن يوجهه لتحقيق أهدافه، لأنه مسؤول عن الإدراك التام لما يحاول تحقيقه في كل موضوع من موضوعات جدول الأعمال، وباستفاضة، وأن كل مشارك أبدى وجهة نظره، كما أنه يجعل النقاش دوماً في صلب الموضوع المطروح في حالة التطرق إلى مواضيع جانبية، ويحسم النقاش بين المشاركين الذين ينحون منحنى يهدّد سير الاجتماع في طريقه الصحيح، وتحقيق الأهداف، ثمّ يتأكد من تسجيل القرارات التي تم التوصل إليها في الاجتماع، وهو الذي يدير دفة النقاش بمهارة.
• يتصف المدير بالحنكة، والبصيرة لتحقيق الأهداف، والاتصال الفعّال، والحماس، والحيوية، والقدرة على توزيع المهام، والتفويض، وإحسان استقبال الموظفين، والترحيب بهم، ويطمئن عليهم، ويسأل عن غيابهم.
• يظهر تميزه في عمله، واجتماعاته بكفاءته، وموهبته، ورأيه السديد، ويستعد استعداداً شاملاً، وجيداً لطوارئ العمل، ويتقبلها بليونة، ويُركّز على السلوك الواثق المتحمّس المتمكن والمتفائل، ويُبعِد عنه كل ما يزيد من الاضطراب العصبي، أو أي شيء يُعرقِل التفكير، ويستنزف الطاقة.
• حين يتحدث المدير مع موظفيه يجب أن يكون مؤدباً حريصاً عليهم، أنيقاً في اختيار الألفاظ المناسبة، ويستخدم الدعابة، والفكاهة لإضفاء الحميمية، ومن أكثر الوسائل الجذّابة في إقناع الموظفين بالكلام بالأرقام، والإحصائيات، والحقائق، والبعد عن التردد، والقلق.
• المدير هو في الغالب من يُقدّم الأسئلة للموظفين، على أن تكون ذكية؛ لأنّ معرفة بعض الأسئلة أفضل من معرفة جميع الأجوبة، وطرح السؤال الذكي، والمناسب أثناء العمل أمر حسن، وعملية مثمرة، وإيجابية، وذات نفع كبير؛ فطرح السؤال المناسب يؤدي للحصول على ما يريد، وفي أي وقت.

• إقناع الآخرين: إذ إنّ السؤال أثناء الحوار، أو بعده يمكنه من معرفة مدى اقتناع الطرف الآخر بوجهة نظره، كما أنه يكشف له ما يريد أن يحصل عليه من معلومات.
• الحصول على المعلومات: من أفضل استخدامات الأسئلة هو جمع المعلومات، فمن الضروري له أن يعرف ما الذي يدور من حوله حتى ينجح في عمله، والأسئلة هي بداية طريق النجاح، فالرئيس الناجح يحتاج إلى كل ما يستطيع استيعابه من معلومات، والمعلومات الناقصة يمكن أن تكلف الكثير.
• ثبات الأفكار: في الأغلب الأعم يتبع الأفراد أفكارهم الخاصة بدلاً من أفكار الآخرين، وقتها يكون حال المدير اتباع الأسئلة لبث أفكاره، والدعوة إلى تطويرها، ومشاركتها كما لو كانت فكرتهم.
• تصفية الذهن، من أهمّ فوائد استخدام الأسئلة تصفية الذهن المشوش أو غير الواضح، حيث إنّ طرح الأسئلة يتطلب تركيزاً عالياً، وكلما كوّنت أسئلةً أكثر أصبحت أفكارك أوضح، وأقرب للفهم، وكان هنالك تقدم نحو الأمام بقوة دفع أكبر، باكتشاف الهفوات، والأخطاء غير المنطقية، وتأكيد النقاط القوية.
• حفز الآخرين: تُحقّق الأسئلة قوة دفع عظيمة لتحفيز الآخرين، وتقييمهم، وتقييم أفكارهم، وأعمالهم.
• حل المشكلات: استخدام الأسئلة يساعد بلا شك في الوصول إلى حل لهذه المشكلة.
• تقليل الأخطاء: من خلال الاسئلة يمكن تصحيح الخطوات غير الصحيحة، وتوضيح المبهم الغامض، وبالتالي الحد من الزلات.
• الاتصال بالآخرين: طرح الاسئلة الصحيحة يساعد على التواصل بأنواعه المختلفة، ويزيد من درجة الانفتاح الإيجابي.

وتتنوّع أسئلة المدير الناجح في عمله كوسائل مساعدة تعينه على فهم ما حوله، فاستخدام الأسئلة التوجيهية، والاستفسارية التي تهدف للحصول على معلومات، وحقائق، والأسئلة المباشرة، الشخصية التي توجّه إلى شخص معين بذاته، والأسئلة العامّة الجماعية التي توجّه لجماعة الحاضرين، والأسئلة الغامضة التي تحتمل أكثر من معنى، والأسئلة الجدلية التي تثير الجدل بين المتواجدين، والاستفزازية للإثارة، والمغلقة التي تكون الإجابة بنعم أو لا، دون احتمال بديل ثالث، وتكمن فائدتها في لفت الانتباه للشخص الموجّه له السؤال، وتوفير الوقت، والمحافظة على الاتجاه المطلوب للحديث.

وهنالك الأسئلة المفتوحة التي تشمل الأسئلة الستة (ماذا؟ لماذا؟ من؟ متى؟ أين؟ كيف؟)، وهي التي تحث على التفكير، وتشجع على استمرار الحوار، والحديث، وتتيح للطرف الآخر فرصة المشاركة في المناقشة، وإيجاد الحلول، وتتطلّب إجابة أكثر عمقاً من "نعم"و "لا". ويستطيع المدير من خلال طرح الاسئلة تمييز شخصية الفرد، واكتشاف نوعيتها، ومعرفة سلوكها.

تتنوّع شخصيات الموظفين في العمل؛ فمنهم المتأخر عن موعد الحضور للعمل لأسباب مقنعة أو غير ذلك، وقتها يكون دور المدير في توعية هذا الموظّف بأهمية حضوره على الموعد المحدد؛ لزيادة فعالية نشاطه، وتركيزه، وتواصله الاجتماعي مع شركاء العمل، ومكافأته حين الالتزام بالحضور، وتحسين الأداء لتحفيزه على التطوير من ذاته، والحد من تأخره.

وهناك الشخصيّات الضعيفة في التفاعل، وهذا النوع من الموظفين لا يظهر عليه التأثير الإيجابي، دون المبالاة، والمشاركة، والتعاون، لذا يجد المدير المصارحة معه، وتقييم تصرفاته، وتفاعله، والحديث معه بخصوصية دون وجود الموظفين أمراً هامّاً، واشراكه في الحوار من خلال طرح الأسئلة، والثناء عليه أثناء العمل.

وهنالك من هو ضعيف الفهم، والاستيعاب، ويسأل أسئلة غريبة لا علاقة لها بالموضوع، ويكره التكليف بمهام ذات طابع ذهني أو تفكيري، ويحبذ الأعمال الإدارية الروتينية، ويتعامل المدير مع هذه الشخصية بالاستفادة من جهد الموظّف المتعلّق بالأنشطة، والمهام التي يجده بها، وإبعاده عن التي لا يعرف كيف يؤديها أو التي تحتاج إلى جهدٍ، وتركيز ذهني، وتشجيعه، وتسهيل الطرق، والوسائل المناسبة للارتقاء بمستواه.

إنّ نجاح الشركة دلالة على نجاح المدير، ونجاح أسلوبه، وإدارته في وضع الخطط المناسبة في المكان المناسب للموظف المناسب، وبذلك يُحقق تفوقاً ملحوظاً ملموساً يُصفّق له.