كيفية كتابة تقرير إداري

• ١ التقرير الإداري
• ٢ أنواع التقارير
• ٣ كيفية كتابة تقرير إداري
• ٤ خصائص التقرير الإداري

هو نوعٌ من أنواع التقارير التي تكتب بهدف جمع المعلومات والبيانات الخاصة بموضوع محدد، وتوثيقها، وعرضها، وتختلف التقارير من تقرير لآخر. تُساعد التقارير الإدارية في التخطيط الاستراتيجي الجيّد، ويستخدم التقرير الإداري لحفظ المعلومات، ويعتبر أداةَ تقييم ومراقبة ومراجعة للأنشطة الفعّالة، ورسم خطة العمل للمستقبل، والمساعدة في اتخاذ القرارات.

• التقرير السنوي.
• التقرير الإداري.
• التقرير المالي.
• تقارير الأنشطة.
• تقارير التقييم.
• تقارير دورية، وغير دورية.
• تقارير اللجان.
• تقارير المتابعة.

هناك خطوات كثيرة ومتتالية للبدء في كتابة التقرير الإداري، وهي عناصر التقرير الإداري، وهي كالآتي:

• الغلاف، ويكون الغلاف على أنواع كثيرة، منها: الغلاف البلاستيك، والغلاف الجلدي، والغلاف الشفاف، وغيرها، والهدف من الغلاف هو حفظها من التلف أو الضياع.
• صفحة العنوان؛ وهي الصفحة التي تحتوي على عنوان التقرير، واسم كاتب التقرير ووظيفته، واسم المؤسسة أو الجمعية صاحبة التقرير، وتاريخ سنة نشر التقرير الإداري.
• الملخص: وهو ملخّص بسيط عن محتوى المادة داخل التقرير، ويعطي الملخص نبذةً ومعلومات وجيزة للقارئ عن التقرير، ومعرفة المعلومات بشكل مختصر عن فحوى التقرير. يوجد نوعان من الملخصات، هما: الملخص الوصفي، والملخص المعلوماتي.
• جدول المحتويات: هو الفهرس الذي يبيّن العناوين الرئيسية، والفصول، وأرقام صفحاتها، ويستخدم هذا الجدول في التقارير الإدارية الطويلة.
• قائمة الأشكال والجداول، وهي قائمة لوضع الأشكال التوضيحية والجداول، وأرقام صفحاتها.
• قائمة المصطلحات والرموز، وهي قائمة خاصّة لتوضيح معنى المصطلحات، مثل: تعريف الفلسفة، ومعرفة ما يعنيه الرمز، كرمز م مثلاً الذي يعبّر عن المتر.
• المقدمة: وهي عبارة عن شرح صغير يعبر عن محتوى الموضوع، وأقسامه، وخلفيته، والهدف من كتابته وحدوده، ولا تحتوي المقدمة على أيٍّ من النتائج الخاصة بالتقرير.
• محتوى التقرير: وهو قلب التقرير الذي يشمل مادة التقرير بشكل كامل، وهو مفصّل، وموضح، ويتكون من العناوين والأقسام الخاصة بالتقرير.
• النتائج والتوصيات: وهي البيانات التي تمّ استنتاجها من التقرير، وطرح التوصيات القادمة للعمل عليها.

يتسم التقرير الإداري بعدد من المميزات، وهي:

• الوضوح؛ حيث يشتمل على المعلومات بكافة تفاصيلها، والهدف من كتابة التقرير، والألفاظ السهلة والواضحة.
• الإيجاز: وهي عدم تكرار الكلمات والجمل، وعدم الإطالة.
• الدقة: وهي دقّة المعلومات داخل التقرير؛ إذ تعتمد على مصادر معلومات ذات ثقة.
• الموضوعية: وهي عدم تحيز كاتب التقرير إلى شيء محدد، عند تقديم التقرير.
• الترتيب المنطقي في عرض البيانات، أي بمعنى التدرج في عرض المعلومات، والمحافظة على الترتيب الزماني والمكاني.