كيفية كتابة التقارير الادارية

محتويات

• ١ التقارير الإدارية
• ٢ العناصر الأساسية للتقرير الإداري
  • ٢.١ غلاف التقرير
  • ٢.٢ صفحة العنوان
  • ٢.٣ ملخص التقرير
  • ٢.٤ المحتويات
  • ٢.٥ قائمة بالأشكال
  • ٢.٦ قائمة المصطلحات
  • ٢.٧ قائمة الجداول
  • ٢.٨ مقدمة التقرير الإداري
  • ٢.٩ قلب ووسط التقرير
  • ٢.١٠ الاستنتاجات والتوصيات
  • ٢.١١ التوصيات

التقارير الإدارية

إنّ إنشاء التقارير الإدارية قد يتباين من تقرير إلى آخر، لكن لا بدّ من وجود عناصر رئيسية أساسية لأي تقرير إداري، والتي لابد من تواجدها فيه، لكن التقارير الإدارية القصيرة قد لا تشمل بعض هذا العناصر، وذلك لأنه ليس هناك حاجة لتواجدها، ويجب علينا عند كتابة التقرير الإداري معرفة هذه العناصر وكيفية كتابتها، لكن يجب أن نعرف أنّ هذه العناصر ليس لها علاقة في لغة التقرير، سوف نقوم في هذا الموضوع بمناقشة أهم الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة أي تقرير إداري.

العناصر الأساسية للتقرير الإداري غلاف التقرير

عند إنشاء تقارير عمل إدارية روتينية، فقد لا يوضع غلاف لهذه التقارير من الأصل، وذلك لأن هذه التقارير لن تبقى لفترة طويلة، بل تتداول لفترة قصيرة ومن ثم تطوى داخل أحد الملفات، لكن قد يتم استخدام غلاف بلاستيكي يضم جميع تقارير العمل والتي يجب حفظها لمدة طويلة وبشكلٍ منفصل عن أي تقارير أخرى، ويستخدم في بعض الحالات غلاف سميك يوضع به جميع التقارير التي تخص موضوع ما، المقصود أن التقارير اليومية أو التقارير التي تصد كل وقت قصير، ليست بحاجة إلى غلاف، بل يحدد غلاف خاص لجميع هذه التقارير، ومن المعروف بأن التقارير الإدارية الحاسوبية ليست بحاجة إلى غلاف، ولعمل غلاف تقارير -تقرير-، فلا بدّ أن يصف بيانات التقرير الرئيسية عليه، من غير الحاجة إلى فتح التقرير، حيث يمكننا بواسطة غلاف التقرير معرفة عنوان التقرير، واسم الشخص الذي أعده أو الشركة وتاريخ إصداره ، عند استخدام الغلاف السميك، فتكتب هذه البيانات الرئيسية على غلاف الخارج، وعند استخدام غلافاً شفافاً فيمكننا رؤية اسم الموضوع من الصفحة التي تلي الغلاف، وتكون منسقة بحيث تحوي البيانات الأساسية للتقرير.

صفحة العنوان

الصفحة الرئيسية للتقرير هي صفحة العنوان، وهي أول صفحة من صفحات التقرير الإداري الكبير، وهذه الصفحة هي التي تعطينا المعلومات الأساسية التي نريد أن نعرفها عن التقرير بسرعة، لذا فإن صفحة العنوان الأولى يجب أن تحتوي على (عنوان التقرير-اسم المُعد للتقرير، وظيفة مُنشئ التقرير- اسم المؤسسة التي صدر عنها هذا التقرير- تاريخ التقرير)، وأما عن التقارير الإدارية القصيرة والتي تتكون من عدة صفحات، لا يتم وضع صفحة عنوان له، ولكن توضع البيانات في الصفحة الأولى -أعلاها-، لأنه ليس هناك داعي لوضع صفة كاملة لتقرير يتكون من عدة صفحات، لكن محتويات صفحة العنوان لا بد من وجودها في التقرير، سواء كان لها صفحة مخصصة كالتقارير الكبيرة، أو وضعها في أعلى الصفحة الأولي كالتقارير اليومية القصيرة.

ملخص التقرير

كما هو معروف فإنّ التلخيص يوجز ما يحتويه التقرير بشكلٍ مختصر، وأهمية ملخص التقرير تكون في أنّه يُعلم الذي يقرأ التلخيص، إذا كان بحاجة لأن يقرأه أم لا، وهذا التلخيص يعطي القارئ المعلومات الهامة جداً في التقرير، وذلك مثل: المواعيد التي استقبلتها الشركة، وكذلك النتائج التي توصلت إليها، والتوصيات التي تأكد عليها، وغيرها من الأمور، لذا فهذه المعلومات تكفيه عن قراءة التقرير كله، والأفضل وضع الملخص في صفحة العنوان، وذلك إذا كان قصيراً، لأنه يساعد على مطالعته بشكلٍ عاجل، لكن إذا كان التقرير كبير، يفضل وضع الملخص في الصفحة التي تلي صفحة العنوان مباشرة، لكن يقوم البعض بوضعه في صفحة المحتويات قبل المقدمة، وكما ذكرنا أنه من الأفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان، وذلك حتى لا يقوم القارئ بالبحث عن الملخص وتقليب صفحات المقدمة والقوائم حتى يصل إليه.

أنواع الملخص:

• النوع الأول، الملخص المعلوماتي: وهو الملخص العام والذي تكلمت علنه في جزء أهمية الملخص.
• أما النوع الثاني، فهو الملخص الوصفي: وهو الملخص الذي يقوم بإعطاء نبذة سريعة عن محتويات التقرير، لكنه لا يتطرق إلى التقرير نفسه، ولا إلى ما توصل من نتائج، لكن التلخيص المعلوماتي يستخدم أكثر من الوصفي، وقد تجد بعض الكتب والمجلات البحثية والعلمية تستخدم التلخيص الوصفي.

المحتويات

عبارة عن جدول يوضح أرقام الصفحات التي يتضمنها كل جزء من أجزاء التقرير، وهذا يعمل على تسهيل الوصول إلى الأجزاء المعينة بشكلٍ مباشر، وكذلك يوضح جدول المحتويات الأجزاء الرئيسة والمختلفة لقارئ التقرير، ويضم جدول المحتويات أسماء الفصول أو الأقسام كما هي موجودة داخل التقرير يجب عليك اتباع طريقة واضحة في عرض الأقسام الفرعية في جدول المحتويات، ومن البديهي عدم استخدام جدول المحتويات في التقارير الإدارية القصيرة، لأن تصفح التقرير القصير يعد أمر سهلاً.

قائمة بالأشكال

ونستخدم قائمة بالأشكال، عندما يحتوي التقرير على العديد من الأشكال الرسومية، حيث يفضل وضع قائمة خاصة بالأشكال، وقائمة الأشكال مشابهة لقائمة المحتويات، لكن يتم وضع رقم الصفحة التي تحوي على شكل ما.

قائمة المصطلحات

وتستخدم قائمة المصطلحات عندما يحتوي التقرير على العديد من الرموز، مثل استخدام "ز" للدلالة على الزمن، و "م" للدلالة على المسافة وهكذا، وبالأخص في التعامل مع جهات أخرى.

قائمة الجداول

قائمة الجداول تشبه بشكل كبير قائمة الأشكال، لكن يوضع بها رقم الصفحة التي تضم الجدول، وأهمية ذلك: أن قائمة الأشكال والجداول يساهمان في الوصول إلى الشكل أو الجدول المطلوب بسرعة، من غير تصفح التقرير لمشاهدة شكل ما أو الاطلاع على جدول، وهذه القوائم لازمة بل ضرورية في التقارير الإدارية الكبيرة، والتي تستخدم لمدة طويلة، مثل التخطيط الإداري لمحافظة ما.

مقدمة التقرير الإداري

على المقدمة أن توضح عدة أشياء هامة وهي:

• موضوع التقرير، الخلفية، الهدف من كتابة التقرير.
• ومن الأفضل في التقارير الإدارية الطويلة أن تتضمن المقدمة على شرح قصير لأجزاء التقرير.
• ويجب أن لا تحتوي المقدمة على: نتائج وتوصيات، أو أي مواضيع أخرى، فيجب أن تكون المقدمة قصيرة، وأن لا تتجاوز 2 إلى 3 % من حجم التقرير.

قلب ووسط التقرير

يعتبر قلب التقرير من أكبر عناصر التقرير، ويحتوي على الكثير من الأقسام والأجزاء، حيث يتضمن قلب التقرير المواضيع بإسهاب وتفصيل، ويبين ما تم عمله لحل الأزمات والمشكلات، ويتضمن كذلك على النتائج ويوضحها، وأقسام قلب التقرير تتباين حسب طبيعة التقرير، والتقارير الإدارية كيف تطورت الشركة، وحققت الإنجازات على مدار نصف عام مثلاً، حيث يتم توضيح المشكلة بشيء من التفصيل، والخطوات التي اتبعتها الشركة، ونتائج هذه الخطوات وعلى ماذا تشير.

الاستنتاجات والتوصيات

الاستنتاجات هي المعلومات التي تم استنباطها من التقرير، ويجب أن يشمل هذا الجزء على إجابة السؤال الرئيسي للتقرير، فتكون الإجابة نابعة من خطوات العمل، مثلاً: التقرير الإداري تهتم بتوضيح تطور أداء الشركة، أو الحصول على فرص الاستثمار في عقار ما، ويجب الانتباه إلى عدم ذكر أي بيانات لم تذكر في صلب التقرير، أو وجود استنتاجات ليست مستنبطة من قلب التقرير. فيجب الانتباه إلى هذا الأمر بشكلٍ جيد.

التوصيات

وهي عبارة عن جوانب هامة يوصى بها في نهاية التقرير، وذلك بناءً على ما افتقدناه في التقرير، مثلاً: التقرير الإداري يقوم بوضع خطة تنفيذية، فيجب أن ينتهي بالتوصية على اتباع هذه الخطة التي ذُكرت في التقرير، فالتقرير الذي يقترح خطة ما أو حل لمشكلة ما، يجب أن ينتهي بتوصية تنفيذ أحد الخطط أو الحلول.