كيفية إعداد التقرير

تتنوّع أنواع التوثيق المتّبعة في الأعمال الرسميّة وتتعدّد، ومن ضمن أهم أنواع توثيق الأعمال الرسميّة ما يعرف بالتقرير، حيث يلجأ العديد من الأشخاص لتوثيق مراحل أعمالهم وما قاموا به من إجراءات إلى التقارير، وهؤلاء الأشخاص ليسوا محصورين بفئة معينة من الناس فقط، بل العديد من الأصناف يحتاجون إلى تعلّم مهارة كتابة التقارير على اختلاف أنواعها وأصنافها، فالطالب في المدرسة أو في الجامعة يحتاج إلى التقرير والطبيب في عمله يحتاج إلى التقرير والموظف في مؤسسته يحتاج إلى التقرير والمحقق يحتاج إلى التقرير والمستكشف يحتاج إليه وكل الناس على اختلاف مواقعهم بحاجة إلى التقارير. وعندما نقول أن عدداً كبيراً من الناس بحاجة إلى هذه المهارة فهذا لا يعني بالضرورة أن أشكال التقرير ستتطابق بينهم وأن المحتويات والعناصر هي نفسها لا تتغير، فهذه الأمور تتغير من تقرير إلى آخر بتغير الوظيفة والموقع والمهمة وطبيعة التقرير نفسها ولكن العناصر العامة للتقرير تتكرر في العديد من الأنواع. من أبرز وظائف التقرير عدا عن الوظيفة التوثيقية أنه وصف تفصيلي لأي عمل قام به كاتب التقرير، وهذا الوصف قد يعود إليه هو نفسه أو أي شخص آخر في المستقبل في بحثهم عن أية معلومة قد تفيدهم في دراسة وتحليل ما بين أيديهم في الوقت الحالي. وأخيراً فإن من أهم وظائف التقرير أنه يساعد المؤولين والمدراء الذين لم يكونوا مع كاتب التقرير أثناء تجربته أو أدائه لوظيفته ومهمته في اتخاذ القرارات، حيث أنه يضعهم في صورة الأحداث بشكل تفصيلي.

كتابة التقرير بشكل عام تبدأ بكتابة تمهيد وتقديم عن الموضوع، بحيث يتم التطرّق إلى تاريخ وسيرة هذا الموضوع بالإضافة إلى أنه ينبغي أن يتطرق إلى الدوافع التي دفعت إلى عمل التجربة أو القيام بالمهمة قيد البحث. بعد ذلك ينبغي ويجب أن يتم البدء بعملية الوصف حيث توصف المراحل بالتفصيل، ويتم ذكر البيانات المستقاه من خلال العملية التي قام بها كاتب التقرير أياً كانت ومهما كانت. ثم وبعد ذلك ينبغي أن يتم البدء بعمل معالجة لهذه البيانات التي تم جمعها، وتقنيات المعالجة والتحليل مختلفة بحسب نوعية البيانات وطبيعة التقرير، بعدها يتم التأكد من صحة النتائج وعرض المعلومات الناتجة بوسائل عرض مناسبة، ثم تذكر النتيجة المتوصل إليها في النهاية مع ذكر ملخص عن كل ما قام به الكاتب، وإن كان هناك أي داعٍ لذكر الرأي فيجب ذكره وإبداؤه وذلك حتى يساعد متخذي القرار في ذلك.