عندما تقوم بكتابة رسالة رسمية فإنه عليك اتباع صيغة محددة تكون مختلفة تماماً عن صيغ الرسائل غير الرسمية الأخرى في محتواها وطريقة كتابتها و تقسيم النص، ويمكن أن نرسل هذه الرسالة إلى مسؤول، أو مؤسسةٍ ما، أو كرسالة تهنئة، أو كرسالة تعزية.
سمات الرسالة الرسمية - موجزة ومختصرة وواضحة.
- أن تكون باللغة العربية الفصحى.
- أن نستخدم الألفاظ القوّية ونبتعد عن الركيكة منها.
- أن تكون أفكارها الرئيسية محددة بدقة ووضوح وأن تتم كتابتها بشكل مباشر.
طريقة كتابة الرسالة الرسمية سنقوم بكتابة الرسائل الرسمية وفق نهجٍ محدد، حيث ستكون الرسالة واضحة ومباشرة، وسنأخذ بعين الاعتبار الوقت اللازم من قبل القارئ لفهم الرسالة وفهم مضمونها. سنكون في هذه الرسالة في قمة التهذّب والكياسة، ولن نظهر الغضب وأي مشاعر مشابهة له.
كتابة عنوان و رقم هاتف المرسل على رأس الجانب الأيمن من الصفحة؛ حيث نقوم بكتابة اسم الشارع الخاص بك في السطر الثاني، واسم مدينتك و دولتك والرمز البريدي الخاص بك. ترك سطر فارغ ثم وضع التاريخ تحت عنوان المرسل مباشرةً. ترك سطر فارغ ثم وضع المستلم تحت التاريخ مباشرةً (وإلحاقه بالسيد، السيدة، الدكتور، الدكتورة، ............) وفي السطر الذي يليه نضع عنوان المستلم وفي السطر التالي نضع اسم المدينة و الدولة و الرقم البريدي الخاص بالمستلم. نبدأ بالتحية وذكر اسم المستلم كاملاً (إذا كان معلوماً) ولا ننسى إلحاقه بلقب. كتابة نص الرسالة، حيث سيكون صلب الرسالة موجزاً وسيكون عبارةً عن ثلاث فقرات (غالباً) نبدأ كل منها بترك مسافة فارغة في بداية السطر، حيث ستكون الفقرات كالآتي:- - الفقرة الأولى: ستحتوي هذه الفقرة على افتتاح ودّي، ثم ذكر الأسباب أو الهدف من هذه الرسالة.
- الفقرة الثانية: نستخدم في هذه الفقرة أمثلة واقعية ملموسة لتقوية وجهة النظر.
- الفقرة الثالثة (الأخيرة): بإيجاز تحدث عن غرضك في الكتابة وإقترح الطريقة التي قد ترغب في المضي قدماً من خلالها.
إنهِ الرسالة بتحية مناسبة (مثل: أطيب الأمنيات) واكتبها بسطر واكتب اسمك في سطرٍ آخر، ويفضل ترك مساحة فارغة أسفل الإسم، حيث تكون هذه المساحة للتوقيع إذا قمنا بطباعة الرسالة. إضافة كلمة "مرفق" أسفل التوقيع أو المسمى الوظيفي، ونقوم بإضافة هذه الكلمة عند إرفاق ملفات و مستندات مع الرسالة. قم بتدقيق الرسالة إملائياً، وتحقق من الأسماء (إسم المرسل و إسم المستلم) بالإضافة إلى العناوين وأسماء الدول و المدن، و التحقق من الرقم البريدي، وتأكد من خلو الرسالة من أخطاء نحوية.
