طريقة كتابة تقرير

يُعتبر التقرير توثيقاً هامّاً لكافّة الخطوات العمليّة والنتائج التي مر بها من يريد كتابة التقرير بها أثناء تنفيذه لعمل موكل إليه، ويساعد التقرير على حفظ المعلومات الأساسيّة التي يحتاج إليها صنّاع القرار، بالإضافة إلى من يحتاجون للرجوع إلى تاريخ قضيّة معيّنة من القضايا المختلفة والمتنوّعة ممّايعمل على توفير هذه المعلومات بشكل مستمر ومتّصل.

يتساهل عددٌ كبير من الناس في موضوع التقرير، إذ يعتبرونه حبراً على ورق، إلا أنّ هذا فهم خاطئ، فلولا التقارير القديمة خاصّة في أماكن العمل الحسّاسة لما استطاع هذا الباحث الوصول إلى معلومات جديدة تفيده في قضيّته التي يبحث عنها، كما أنّ التقرير الجيّد الذي يغطّي كافّة الوقائع والأحداث يساعد صنّاع القرار على اتخاذ القرارات الصائبة في القضايا والمواضيع التي تعرض عليهم للبحث والتشاور واتخاذ الإجراءات اللازمة.

التقارير قد تدخل في العديد من المجالات المختلفة، في التجارب العلميّة، وفي العمل، وفي عمليّة التعلّم والبحث وفي العديد من المجالات الأخرى الحسّاسة والهامّة، ومن هنا فقد كان لكلّ نوع من أنواع التقارير المختلفة بعض السمات التي تميزه عن الآخر، إلا أنّ هناك أسلوب عامّ متبع في مختلف أنواع التقارير. ّ

لكتابة التقارير هناك عناصر لا يجب إغفالها وهي المقدمة، وتاريخ الموضوع، والهدف من كتابة التقرير، وعرض الإجراءات المتّبعة، وسرد المعلومات التي تمّ التوصّل إليها من خلال عمليّة البحث أو التجربة، ومعالجة هذه البيانات للوصول إلى النتائج المرجوّة، ثمّ عرض النتائج التي تمّ التوصل إليها من خلال وسائل العرض المناسبة كالرسم البيانيّة، والقطاعات الدائريّة، والمنحنيات، والجداول، وتلخيص الموضوع وإبداء الرأي في حال طُلب ذلك، وفيما يلي الخطوات الواجب اتباعها من أجل كتابة التقارير:

• فهم الموضوع واستيعابه بشكل جيّد قبل الإقدام على الكتابة والتوثيق.
• تحديد الهدف من كتابة التقرير، فمعرفة الهدف يُساعد وبشكل كبير أثناء الإعداد.
• تحديد كلّ المصادر والمراجع التي سيتمّ الاستعانة بها أثناء إعداد التقرير.
• كتابة التقرير مع مراعاة التفاصيل الصغيرة وعدم إغفالها، بالإضافة إلى الاعتناء بالعناصر السابقة، ومعرفة الطريقة المناسبة لتوظيفها بشكل جيّد.
• أثناء الكتابة يتوجّب الاعتناء بتناسق الأفكار وترتيبها، فهو أمر هامّ جدّاً حتّى لا تصل فكرة خاطئة إلى القارئ أثناء قراءته واطّلاعه على التقرير.
• بعد الانتهاء من الكتابة، يتوجّب عمل مراجعة كاملة وشاملة ووافية للتقرير مع التنقيح المستمر له من أيّة أخطاء سواء في البيانات أم في النتائج أم في الإملاء.