طريقة كتابة بريد إلكتروني

هو من أفضل الطّرق المتداولة لإرسال الرسائل في وقتنا الحاليّ حول العالم؛ بسبب سهولة كتابة الرسائل، وسرعة إرسالها واستقبالها، كما أنّ هذه العمليّة مجانيّةٌ وآمنةٌ؛ حيث لا يُمكن الاطّلاع على محتوى الرسائل سوى المُرسل والمُستقبل، ويمكن إرفاق الرسائل بالمستندات المختلفة، مثل الصور ومقاطع الفيديو والملفات الأخرى.

مع انتشار أجهزة الهواتف الذكيّة، أصبح من الممكن متابعة البريد الإلكترونيّ الخاص، من خلال تحميل التطبيق الخاص بالبريد الإلكترونيّ على هذه الأجهزة، والاطّلاع على البريد في أي وقت.

عند كتابة البريد الإلكتروني هناك بعض القواعد والأصول التي يجب اتباعها وهي:

• تسجيل الدخول إلى حساب البريد الإلكترونيّ الخاص.
• الضغط على بريد جديد، أو compose، حتى يتم توجيهك إلى صفحة جديدة لكتابة الرسالة.
• كتابة عنوان البريد الإلكترونيّ الخاصّ بالشخص المُراد إرسال الرسالة إليه، أو عدة أشخاص، ويكتب في الخانة إلى أو كلمة to في الإنجليزية.
• كتابة عنوان واضح حول الفكرة الأساسيّة لمحتوى الرسالة، كما يجب أن يكون العنوان مختصراً.
• وضع تحيّة قصيرة وبسيطة، بناءً على الشخص أو الجهة المقصودة بالرّسالة.
• الإيجاز في الكتابة؛ فمن مميّزات البريد الإلكترونيّ السرعة في الإرسال والاستقبال للرسالة، لذلك يُنصح عند كتابة بريد إلكترونيّ كتابته بشكلٍ مُختصر وعدم الإطالة في سرد التفاصيل، بحيث تَصل الفكرة الرئيسيّة بأسرع وسيلة، وبالتالي يكون الردّ سريعاً.
• نوعيّة الخط وترتيب الرسالة، وذلك من خلال اختيار خطٍّ واضح ومفهومٍ من شريط الأدوات، كما يجب الانتباه إلى حجم الخط؛ بحيث لا يكون صغيراً أو كبيراً جداً، بل الاهتمام بأن يكون متوسطاً، ومناسباً للقراءة، وتجنّب استخدام الألوان الفاتحة التي تُشتت الانتباه، كما يجب استعمال الفواصل بين الجمل، والنقاط في نهايتها، حتى تظهر الرسالة بشكلٍ مرتبٍ وواضحٍ ومنظّمٍ.
• تجنّب كتابة رموز الكلمات، والحرص على تجنّب الأخطاء الإملائية، من خلال مراجعة الرسالة، أو استخدام المصحّح اللغوي الموجود في شريط الأدوات، لتفادي إرسال الرسالة بأي أخطاءٍ لُغويّة.
• الاهتمام بلغة الكتابة تعتمد اللّغة المُستخدمة في الكتابة، على طبيعة الطرف المُستقبل للرسالة؛ حيث يُمنع استخدام اللغة العاميّة في الرسائل المتعلّقة بالعمل، أو الرسائل الرسمية.
• التنويه لوجود رابطٍ وملفات؛ فعند إرسال بريد إلكترونيّ يحتوي على مرفقٍ، يجب التنويه في نهاية الرسالة، والطلب من الشخص بشكلٍ لطيف فتح الملف المُرفق.
• إنهاء الرسالة بذكر تحيّة شكرٍ، وكتابة الاسم الشخصيّ ووضع التوقيع الخاص، حتى يستدلّ المُستقبل على الشخص المُرسل، وعند التأكد من كافّة المعلومات ومحتوى الرسالة، الضغط على إرسال send.