كيف يتم كتابة تقرير

يعتبر تقرير التوثيق الذي يعتمد والمستخدم في توثيق حدث معين من الأحداث أو إجراء من الإجراءات، حيث يتضمن وصفاً مفصلاً يصف التقرير مجريات الحدث وكيف سار وما هي النتائج المتوخاة او الاستنتاجات التي خلص إليها هذا الحدث. والتقرير يلعب دوراً كبيراً خصوصاً عند عرض موضوع ما على الرئيس في العمل او على المشرف ذو الرتبة الأعلى،ة حيث تساعد محتويات التقارير على أن اتخاذ القرارت من الجهات العليا بوصفه يحتوي على اهم الأمور او النقاط و التي قام الدارسون او من وكلت إليهم مهمة البحث عن هذا الموضوع به. وهو يعد مرجعية في المستقبل يتم الرجوع إليه لاستذكار المعلومات أو التأكد منها خصوصاً في الحالات التي يأخذ فيها الموضوع أوقاتاً طويلة لينتهي منه أو المواضيع التي يكون لها العديد من التشعبات التي تتشعب منها.

حتى تتم كتابة التقرير بأفضل صورة يجب أن يعي كاتب التقرير الأمور المتعلقة بهذا التقرير وكيف سيستطيع أن يعبر عنها بصورة صحيحة، ومن هنا يجب عليه أن يمتلك القدرة الكاملة على التحليل والاستنتاج.

أمّا كتابة التقرير فهي تختلف بحسب الحالة وبحسب الموضوع الذي سيكتب عنه هذا التقرير، حيث أن العناصر قابلة للزيادة أو النقصان بحسب الحالة، فهي ليست ثابتة، كما يجب ان يعرف كاتب التقرير ما هي العناصر الواجب تضمينها في التقرير وما هي العناصر التي يتوجب عليه حذفها من التقرير، ومن هنا فإن كاتب التقرير يجب أن يكون ذو قدرة عالية على الكتابة فهي ليست بالأمر السهل إذ إن التقرير قد تعتمد عليه قرارات حساسة.

من أهم العناصر المشتركة في كافة التقارير هي اسم التقرير واسم كاتب التقرير، بعد ذلك يفترض من كاتب إضافة إلى استعراض المنهجية المتبعة في كتابة التقرير، ثم بعد ذلك تكتب الإجراءات المتبعة في إنشاء التقرير، وهذا القسم هو الذي يكمن فيه الاختلاف بين كافة أنواع التقراير المختلفة فيضاف إليه ويحذف منه بحسب الحاجة والضرورة التي يقتضيها التقرير ولكنها إجمالاً يجب ان تحتوي على العناصر التي تأسس عليها الموضوع مع الاجراءات المتبعة في التحقيق في هذا الموضوع والتحليلات التي تؤدي إلى الخروج بالاستنتاجات، وأخيراً وبعد كتابة جسم التقرير، يفترض من الكاتب أن ينتقل إلى الخاتمة والتي تلخّص كافة الأفكار التي احتوى عليها التقرير وتحديداً الاستنتاجات كافة مما يؤدي في النهاية إلى الوصول إلى تقرير مفهوم يساعد ذوي الاختصاص أو المسؤولون عن القيام بواجباتهم المناطة إليهم.