كيف تنظم مؤتمراً ناجحاً

إنَّ مُهمّة إعداد وتنظيم مؤتمر لشركة أو جهة مُعيّنة تُعتبر من الأمور الصعبة والتّي تحتاج إلى التنسيق والعمل لمُدّة طويلة، ويجب أن يتم الأمر بالتنسيق ما بين العديد من الأشخاص فشخصٌ واحدٌ لن يستطيع تحمُّل أعباء تنظيم المؤتمر وحده؛ حيث إنّه من المُهم أن يكونَ المؤتمر ناجحاً وفعّالاً لأنّهُ يعكس صورة الشركة أمام المدعوّين، بالإضافة إلى أنَّ الانطباع الأوّل يرسخ في ذهن النّاس.

عندَ تنظيم المؤتمر على الشخص الاهتمام بأصغر التفاصيل والتفكير براحة المدعوّين أوّلاً، وللقيام بذلِك يجب اتّباع بعض الخطوات سوف نتطرّق إليها خلال هذا المقال.

• كتابة الأهداف وجدول الأعمال؛ حيث يحتاج الشخص إلى تعريف واضح في الأمور التّي تأمل الشركة في تحقيقها من هذا المؤتمر لأن ذلِكَ سيعمل على تشكيل بقية القرارات الخاصة بها، بالإضافة إلى معرفة ما الذّي تُريدُ إيصالهُ ولِمَن قبلَ البدء بتنظيم أي مؤتمر آخر فذلِكَ يُساعد بالتخفيف من وطأة المضي قدماً.
• تطوير ومعرفة الميزيانيّة؛ فلا يُمكن القيام بأي أمر قبلَ معرفة المبلغ الذّي بحوزة الشخص أو الموضوع من قبل الشركة، ومن ثُمَّ القيام بتقسيم المبلغ وتخصيص ما يلزم لمصاريف المؤتمر كُلّه، ومن المُهم الالتزام بالميزانيّة الموضوعة حتّى لا توضع الشركة بموقفٍ مُحرج.
• تحضير قائمة بالمُشاركين والمدعوّين للمؤتمر، ومُحاولة حصرهم وجعل عددهم مُناسباً للمكان والميزيانيّة التّي تمَّ وضعها.
• إرسال دعوات المؤتمر بالبريد للأشخاص المدعوّين إليه، أو الاكتفاء بتحضير الدعوات وترك مُهمّة إرسالها للمُراسلين في الشركة.
• اختيار مكان انعقاد المؤتمر، وعندَ اختياره يجب الوضع بعين الاعتبارعدد المُشاركين، وتسهيلات الموقع، ومكان وقوف السيارات والقرب من وسائل النقل العام والمطارات والفنادق، فينبغي أن يكون الهدف عندَ اختيار مكان المؤتمر الراحة للمُشاركين والمدعوّين فيه.
• تحضير قائمة الطعام؛ فعلى الشخص التذكُّر بأنَّ المؤتمر يمتدّ إلى عِدّة ساعات، وقد يشعُر المُشاركون فيه والمدعوّون بالجوع لذلِكَ يجب تحضير واختيار قائمة بالأطعمة التّي سيتم تقديمها لهُم، بالإضافة إلى تنويع قائمة المشروبات لتتناسب مع جميع الأذواق.
• الحصول على مساعدة من موظفي المكان؛ فيجب الاستفادة من جميع المصادر والموارد التّي يُقدمها المكان الذّي سيتم عقد المؤتمر فيه، والاكتفاء بإعطاء التعليمات والإشراف عليهم.
• تحضير هديّة ترحيبيّة للأشخاص المدعوّين إلى المؤتمر كعربون ترحيب وشُكر على حضورهم ومُشاركتهم، ويجب اختيار هديّة مُناسبة وذات قيمة عالية، ووضع كُل هديّة في مكان جلوس الضيف.
• وضع فعاليات مُناسبة للمؤتمر، واختيار الأشخاص الذّينَ سيقدمونَ فيهِ الخطابات، ووضع الوقت المُناسب للاستراحة وتناول الطعام وأخذ قسطٍ من الراحة.
• تأمين وسائل النقل للمدعوّين الذّينَ قدِموا من أماكن بعيدة.
• شُكر الجميع على الحضور واختتام المؤتمر بطريقةٍ مُناسبة.