كيف تكون سكرتير ناجح

تختلف المهام الموكلة للأفراد في المؤسسات حسب خبرتهم العلمية والعملية، فهناك الكثير من المهمام الوظيفية التي تختص بالوظائف الإدارية ومهام تختص بتطبيقات عملية، وسنسلط الضوء في الحديث عن مهنة السكرتاريا التي يستخف بها الكثير بالرّغم من أنّ هذه الوظيفة تقع مباشرة تحت مسوؤلية الإدارة العليا.

يطلق عادةً على صاحب هذه الوظيفة اسم السكرتير أو السكرتيرة، وتنقسم إلى قسمين: السكرتير العادي الذي يوكل بالمهامّ العادية، والسكرتير التنفيذي وهو اليد اليمنى للمدير، ويؤدّي مهامه في بعض الأحيان بتوكيل من المدير أثناء غيابه عن العمل، ولكي يكون السكرتير ناجحاً في وظيفته، هناك بعض المتطلبات والصفات التي تمكنه من أن يصبح سكرتيراً ناحجاً.

• السكرتير يجب أن يكون مؤهلاً علمياً لشغل هذا المنصب، وعادةً يكون دبلوم أو بكالوريوس بغض النظر عن التخصص، فمع التقدم التكنولوجي تتطور الكثير من الأمور والمهامّ الإدارية، ولهذا قد يرفع السكرتير من كفاءته بالتحاقه بالدورات المهمّة لوظيفته، وعليه يكون ملماً باستخدام الأدوات والأجهزة المكتبية؛ مثل الحاسوب والطابعة وآلة النسخ والتصوير، فهذه مهمةً جداً لإنجاز مهمته بسهولة، فيمكن القول الخبرة العلمية والعملية ضرورية جداً لمهنة السكرتير.
• من الأمور المهمة التي تعكس شخصية السكرتير الناجح الاهتمام والعناية بالمظهر الشخصي، فيجب أن تكون ملابسه نظيفة وأنيقة من أعلى الرأس إلى الحذاء، وأن يعتني بالنظافة الشخصية أيضاً لأنّه في وظيفة تعكس واجهة المؤسسة، وقد يتعرض كثيراً لاستقبال الزوار عند مقابلة الإدارة.
• بعد الاهتمام بالمظهر الشخصي، يجب التركيز على اللباقة في الحديث والتعامل؛ فهذا ضروري جداً في التعامل مع الأشخاص مثل الإدارة والزملاء والعملاء، وأيضاً على السكرتير الناجح أن يحفظ أسرار مكتبه وعمله فليس من الضروري نقل كل ما يجري في المكتب من أسرار وعمل إلى الخارج لأنّ هذا سيسيء كثيراً إلى سمعته ومهنته وسيكون فرصةً سهلة للنفوس الضعيفة وبالتالي خسارة منصبه، فاللباقة والأمانة والإخلاص في العمل صفات مهمة وضرورية للسكرتير.
• تأدية عمله بأكمل وجه وعدم التهاون بالأمور الصغيرة وتأجيل الأعمال الموكلة إليه، فعليه أن يكون مستعداً للرد على كافات المكالمات وتحويلها بالوقت المناسب إلى المدير أو ما يخص الشركة، وعليه أن يقرأ ويرتب كافة المراسلات البريديّة منها الإلكترونية أو الورقية، ويحسن ترتيب مواعيد المدير في استقبال العملاء وإدارة وترتيب الإجتماعات عند طلب ذلك منه، ويحسن تدبير الأوراق ووضعها في مفات خاصة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة، كما ويهتم بتدوين الملاحظات ومتابعة وتنفيذ أوامر المدير؛ فطاعة المدير مسؤولية مهمّة لوظيفة السكرتير.
• قد يواجه السكرتير بعض الظروف غير العادية التي تتطلب منه سرعة بديهة في التعامل معها، ولهذا عليه أن يتمتع بسرعة البديهة والذكاء وحسن التدبير وعرض الموضوعات والأمور على المدير في الوقت الذي يناسب المدير مع مراعاة عدم إحراجه، فهناك أمور ضرورية تطلب اتخاذ قرار من الإدارة بعينها، فالأمور الروتينية يتمّ اتخاذ القرار فيها بعد تفويض الصلاحية من الإدارة إليه، وأمّا الأمور الضرورية فيجب عرضها مباشرة على الإدارة لاتخاذ القرار فيها.