محتويات
- ١ التقرير الإداري
- ٢ عناصر التقرير الإداري
- ٢.١ الغلاف
- ٢.٢ صفحة العنوان
- ٢.٣ الملخص
- ٢.٤ جدول المحتويات
- ٢.٥ قائمة الأشكال التوضيحية
- ٢.٦ قائمة الجداول
- ٢.٧ قائمة المصطلحات
- ٢.٨ المقدمة
- ٢.٩ قلب التقرير
- ٢.١٠ الخاتمة
- ٢.١١ الاستنتاجات أو التوصيات
قد يختلف تصميم التقرير الإداري من شركة لأخرى، ولكن من المفترض أن تحوي جميعها بعض العناصر الأساسية التي تجعل التقرير مفهوماً، ومفيداً، وأكثر فعالية، ويمكنم الاستغناء عن جزء منها في التقارير الإدارية القصيرة بشرط عدم الإخلال بالمضمون، كما تلزم بعض الشركات موظفيها بمتطلبات محددة في تصميم التقرير الإداري، والتي قد تتشابه وتختلف في بعض الجزئيات مع ما سنذكره في مقالنا هذا، وفي هذه الحالة يجب على كاتب التقرير الالتزام بتعليمات الشركة، والتفكير قبل البدء بكتابة التقرير بهدفه، وأهميته، ومن هي الجهة التي سيوجه لها التقرير.
عناصر التقرير الإداري الغلافيستعمل الغلاف في بعض تقارير العمل الضخمة، والتي يلزم الاحتفاظ بها، وأرشفتها؛ مثل: الخطة السنوية، أو تقرير الأعمال السنوية، وقد يُستخدم غلاف بلاستيكي، أو غلاف سميك، أما في حالة تقارير العمل الإدارية الاعتيادية، وتقارير الزيارات اليومية، فلن تكون هناك حاجة للغلاف، وكذلك الأمر بالنسبة للتقارير الإلكترونية، ويشترط في الغلاف البلاستيكي الشفاف أن يظهر عنوان التقرير، واسم الجهة المعدة للتقرير، وتاريخ إعداده، وفي حالة الغلاف السميك فتكتب البيانات السابق ذكرها على الغلاف الخارجي.
صفحة العنوانصفحة العنوان هي الصفحة الأولى من صفحات التقرير الإداري الكبير جداً، والتي تمكننا من معرفة معلومات رئيسية عن فحوى التقرير، إذ تحتوي صفحة العنوان على عنوان التقرير، واسم مُعد التقرير، ووظيفته، واسم الشركة التي صدر منها التقرير، وتاريخ إصدار التقرير، وفي حالة تقارير العمل القصيرة فلا حاجة لصفحة العنوان، وتوضع البيانات أعلى الصفحة الأولى وحسب.
الملخصالملخص هو زبدة وخلاصة ما يحتويه التقرير الإداري، إذ يتضمن العناصر الأساسية في التقرير، مع شرح بسيط عن أهم ما اشتملت عليه، وتكمن أهميته في إعلام القارئ بالحاجة لقراءة التقرير أم لا، ويعطيه فكرة عن المعلومات الأساسية التي يتضمنها التقرير، كما يضمن اطلاع المدير على فحواه، ويفضل ألا يزيد حجم المخلص عن نصف صفحة، أو صفحة واحدة كحد أعلى، كما يحبذ البعض وضعه في نهاية التقرير، ولكن الأسلوب الأفضل هو وضعه بعد صفحة العنوان، حتى يتمكن المدير المشغول من رؤيته، وبالتالي قراءته على الفور، كما ينصح بوضع تنويه إلى أن الملخص لا يحتوي على المعلومات الشاملة، وأنه يجب الاطلاع على كافة محتويات التقرير، وللملخص نوعان: أحدهما معلوماتي تحدثنا عنه، والآخر وصفي يعطي لمحة سريعة عن مضمون التقرير دون أن يلخص المعلومات، وبلا توضيح للنتائج.
جدول المحتوياتجدول المحتويات هو جدول يظهر من خلاله رقم الصفحة التي يبدأ بها كل فصل من فصول التقرير، حتى تسهل عملية الوصول إلى الفصل المطلوب مباشرة، كما يوضح الجدول عناوين الفصول أو الأقسام الرئيسية والفرعية في التقرير، ولا يستخدم في التقارير القصيرة، لأن تصفحها أمر سهل للغاية.
قائمة الأشكال التوضيحيةيفضل وضع قائمة الأشكال التوضيحية في حالة وجود العديد من الأشكال التوضيحية، إذ توضح رقم الصفحة التي يوجد فيها كل شكل.
قائمة الجداولقائمة الجداول هي قائمة مشابهة لقائمة الأشكال، ولكنها تحتوي على رقم الصفحة التي يوجد فيها كل جدول، وقد يجمع البعض بينهما تحت عنوان قائمة الأشكال والجداول.
قائمة المصطلحاتقائمة المصطلحات هي القائمة التي تحتوي على الكثير من الرموز، مثل (م) للتعبير عن المسافة، و (ز) للتعبير عن الزمن.
المقدمةلا بد أن تحتوي المقدمة على ثلاثة أمور مهمة، وهي: موضوع التقرير، والهدف من إعداده، وحدوده، كما يمكن أن تتضمن شرحاً مبسطاً لفصول التقرير دون إطالة، وبناء على حجم التقرير، فقد يقدر حجمها بـ3% من حجم التقرير.
قلب التقريرقلب التقرير هو الجزء الرئيسي في التقرير، وهو مصطلح يطلق على الفصول الوسطى في التقرير، والذي قد يتكون من عدة أقسام وفصول، إذ يوضح الموضوع بالتفصيل، ويقدم معلومات كاملة حول المشكلة، ويشرح الخطوات التي اتُّبعت لحل هذه المشكلة، كما يتضمن تحليل المشكلة، والنتائج المترتبة، ويفضل أن يحتوي هذا الجزء على رسوم بيانية، وجداول توضيحية لتيسير عملية القراءة والفهم على القارئ.
الخاتمةلا تتضمن الخاتمة أي معلومات جديدة، بل تقدم عرضاً سريعاً للفصول التي تضمنها التقرير.
الاستنتاجات أو التوصياتالاستنتاجات هي المعلومات التي استفدناها، واستدللنا عليها من معلومات التقرير، فمثلاً قد توضح التقارير الإدارية تحسن الأداء في مسألة ما، أما التوصيات فهي الاقتراحات التي توصى الإدارة باتخاذ قرار بشأنها، وتكتب على شكل نقاط مختصرة، وواقعية، وبناءً على ما جاء في التقرير من معلومات، ففي حالة كتابة التقرير الذي يقدم حلولاً لمشكلة ما، لا بد أن ينتهي بتوصية بتطبيق أحد الحلول المقترحة.
المقالات المتعلقة بكيف تكتب تقرير إدارياً