كيف أكتب التقرير

• ١ التقرير
• ٢ أهداف التقرير وفوائده
• ٣ كتابة تقرير جيّد
• ٤ مواصفات التقرير الجيد

يمكن تعريف التقرير بأنّه مستند يوضّح مواقف اقتصادية أو ثقافية أو اجتماعية، ويتمّ من خلاله إبراز جميع المواقف السلبية والإيجابيّة وعرض وجهات النظر، ويعدّ التقرير من المحاولات لتوضيع صورة معيّنة ولتوصيل فكرة.

التقرير هو من وسائل الاتصال المهمة، وله عدّة أوجه؛ حيث يمكن أن يكون مستنداً كتابيّاً يهدف لنقل المعلومات والحقائق سواء كانت أفكار أو اقتراحات أو توصيات، وهنالك التقاريرالعلمية، والتقارير الأدبية، والتقارير الإدارية، والتقارير الفنية، وكل هذه التقارير تصف مجالاً معيّناً وحالات معينة، وتهتم التقارير ببرز أهميّة وجود الاتصال بين الأشخاص كالمدير والموظف.

يهدف التقرير لنقل المعلومات وتوصيل الاقتراحات والتوصيات بكل وضوح، وهو يحمل أسلوباً معيّناً في الكتابة كالوضوح والسهولة، ويجب أن يكون مختصراً وغير مفصّل بطريقة مملة، وأن يخلو من الأخطاء الإملائية، وتبرز أهميّته في التوثيق للوقائع والأحداث، ويساعد في فهم المعلومات والاستيعاب.

ويهدف التقرير إلى إعلام المستقبل بمعلومات معينة، ومن خلاله يمكن تحريك السلوك لإقناع الآخرين، فمن خلاله يمكن الحصول على توصيات ومعلومات واقتراحات تفيد في إجراء التعديلات والتغييرات في سياسات شركات، وتوضح الخلل فيها سواء كان إدارياً أو غيره، ويمكن أن يكون التقرير مقياساً لمدى الإنجاز في الأداء والمعايير، ويقيس مقدار الجهد المبذول ومدى تحقيق الأهداف ومعرفة السلبيات والإيجابيات.

لكتابة تقرير جيد لا بد من توافر غرض وخصائص معينة، ومن الأمور المهمة عدم تكرار المعلومات وعدم وجود آراء ومعلومات تم رفضها في السابق، يجب أن يكون التقرير بشكل موجز ومختصر لكن لا يجب الإخلال ببنود الموضوع الأساسية؛ لأن الموضوع يكون شاملاً وكاملاً وواضحاً، ويجب توثيق المعلومات بمعطيات موثوقة ومرتبة وحقيقية ليتمكن القارئ والمستقبل من اتخاذ القرار، ويجب كتابة التاريخ في التقرير، ومن الأفضل أن يحتوي على توصيات واقتراحاتٍ موثوقة تاريخها ووقتها، ومن الأمور المهمة أن يضع كاتب التقرير رأيه فيه.

• الالتزام بالزمن والتاريخ لعرض التقرير وتدوينه.
• تغطية جميع جوانب الموضوع والشمولية دون نقصان أي فكرة مهمة.
• احتواء التقرير على بيانات ومعلومات دقيقة؛ فالدقة من الأمور المهمة في التقارير للتصديق من قبل القارئ وكسب ثقته وليعتمد عليه في اتخاذ القرارات.
• الابتعاد عن تكبير حجم الموضوع أو المبالغة في تقليله، فيجب ألّا يكون طويلاً جداً، ولا يجب أن يكون قصيراً جداً ولا يغطي المواضيع الرئيسية للموضوع، ويجب أن يكون حجم التقرير وفق الموضوع المطروح من حيث الأهمية.
• الإقناع بالرأي والبيانات والتوصيات المتوافرة بالتقرير، وهذا يساعد القارئ في فهم التقرير والقدرة على اتخاذ القرار بكل يسر وسهولة.