كيفية كتابة الإيميل

في ظلّ تزاحم المهام وضغوطات الأعمال التي نتعرض لها جميعاً في وقتنا الحاضر، وذلك في ميدان المؤسسات والمنظمات التي تعمل في كافة المجالات المختلفة؛ سواء الثقافية أو الاجتماعية أو الاقتصادية والسياسية، وكذلك الأكاديمية نحتاج إلى التقنيات الحديثة التي من شأنها أن توفر لنا الوقت والجهد للتمكن من استثمار هذه الطاقة وذلك الوقت للقيام بالأعمال الأخرى وإتمامها على أكمل وجه، والحيلولة دون هدر الوقت على القيام بأشياء قدمت لنا التكنولوجيا الحديثة طرقاً مثالية للقيام فيها إلكترونياً.

ويعتبر الإيميل أو كما يسمى باللغة العربية البريد الإلكتروني أحد أفضل هذه التقنيات، التي لا يمكن لشخص في الوقت الحالي الاستغناء عنها، ويستخدم الإيميل لإرسال الرسائل المكتوبة والمصورة والمسموعة، وكذلك المرئية بين أطراف الإتصال المُرسلة والمستقبلة، بهدف تحقيق أمر معين وإنجاز مهمة معينة، وتستغرق هذه العملية ثوانيَ معدودة، ويشترط أن يتوفر إتصال في شبكة الإنترنت للتمكن من إرسال الإيميلات، أو فتح الرسائل المستقبلة والرد عليها، مع العلم أن هناك العديد من الشركات العالمية المختصة في المراسلات الإلكترونية عبر الإيميل على رأسها كل من الجيميل والهوتميل وكذلك الياهو وغيرها.

أولاً لا بد التمييز جيداً بين أنواع الإيميلات، فهناك الإيميلات الرسمية، والتي تسمى بformal emails، والتي يتم إرسالها بين أشخاص تربط بينهم علاقة عمل أو دراسة أو غيرها، بحيث لا يكونوا من الأسرة والأصدقاء، ولهذا النوع من الرسائل طريقة خاصة في الترتيب والكتابة واللغة المختارة والمصطلحات المستخدمة، وهناك أيضاً الإيميلات غير الرسمية والتي تسمى في اللغة الإنجليزية informal emails، وهي التي لا تحتاج إلى الضوابط نفسها التي تحتاجها الإيميلات الرسمية.

• يجب الحرص على كتابة عنوان واضح ودقيق للمحتوى أو المضمون الخاص بالإيميل، حيث يلفت انتباه القارىء أو صاحب الإيميل بفتح هذه الرسالة والاهتمام بها، وذلك لكافة أنواع الإيميلات سواء الرسمية أو غير الرسمية.
• لا بد في بداية النصّ البدء في التحية، ويفضل ألاّ تكون متعلقة بوقت إرسال الإيميل كصباح الخير أو مساء الخير، وخاصة في حالات الرسائل الرسمية، والتي يجب فيها ذكر اسم الجهة المرسل إليها، ثم تقديم تحية تستخدم في كل الأوقات، ويمكن بعد ذلك كتابة عنوان الموضوع في الوسط والتطرق إليه مباشرة، وعند الإنهاء من ذكر كافة التفاصيل المراد ذكرها لا بدّ من توضيح ذلك أنه تم إنهاء الرسالة وذلك بكتابة مع الاحترام أو ذكر كلمة انتهى.
• يجب التوقيع باسم الشخص أو الجهة المرسلة، وذلك بذكر الاسم الخاص بالشخص أو اسم المؤسسة أو الجهة المُرسلة، مع رقم الهاتف الخاص بها.