كيفية إعداد تقرير إداري

بوجد الكثير من البرامج التي يمكن من خلالها أن نقوم بإعداد التقرير الإداري وتنسيقه، فهناك العديد من أنواع التقارير فمنها تقارير الرحلات، التقارير الصحفية، تقارير الحوادث المرورية، تقارير المناسبات والإحتفالات وغيرها.

التقارير تختلف مصادرها من مصدر إلى آخركما يلي:

التقرير الصحفي، بداية مصدره من المجتمع ونشره أيضا للمجتمع.

تقارير الإدارية مصدرها من الإدارة والأقسام الإدارية،وموجهة إلى إدارات أخرى أو جهات أخرى.

التقارير الشخصية تكون عبارة عن ملاحظات أو مذكرات.

التقارير الإستخباراتية وهي تكون في غاية السرية وترسل لجهة واحدة فقط لإتخاذ الإجراءات اللازمة في المستقبل أن كان قريب أم بعيد.

هناك مراحل لكتابة التقرير أولى هذه المراحل هي المرحلة التحضير وتعتمد على الخطوات التالية:

عند كتابة التقرير يجب علينا أن نحدد نوع التقرير المكتوب، هل هو تقرير شخصي أو تقرير صحفي أو غيره.

معرفة المعلومات التي يستند عليها التقرير، ومن أين المصدره المتخذ منه هذه المعلومات.

من هي الجهة التي سترسل لها التقرير .

ما هو هدف التقرير، أو المشكلة أو القضية التي كتب من أجلها التقرير، أم أن هذا تقرير كتب لغرض الحفظ في الملفات فقط.

إذا كان هناك شيء يدل على مصداقية تقرير من رسوم بيانية أو خرائط فهذا شيء يدعم من تقرير ويرفع من قيمته.

المرحلة الثانية في كتابة التقرير الإداري هي المرحلة التنسيقية وتتم عن طريق ما يلي:

تبدأ مرحلة تنسيق بالعناوين الرئيسية فيجب كتابتها بخطوط كبيرة ، والعناوين المتفرعة من درجة (أ) كتابتها بخطوط أصغر درجة من العناوين الرئيسية والفرعية من الدرجة(ب) بخطوط أصغر من خطوط الدرجة (أ) وهكذا.

ترتيب التقرير ومحتواه على أسس معينة وهي الزمن، والمنطق، والمنهج.

مرحلة كتابة التقرير وهي كتابة التقرير نفسه الخطوات كالآتي:

الصفحة الأولى وهي تسمى صفحة التقرير الرئيسية، ويكتب فيها إسم التقرير، وإسم مقدم التقرير، الجهة المقدم لها التقرير، التاريخ.

أقسام التقرير والموضوعات المكتوبة فيه.

تلخيص التقرير وهي فقرة تختصر كل ما يحتويه التقرير من هدف وإجراءات وتوصيات وغيره.

نتيجة التقرير ومناقشتها عن طريق الآراء والرسوم البيانية وتفصيلات الموجودة.

التوصية وهي عبارة عن مجموعة المبررات التي يقومون بوضعها لتغطي الإحتياج الذي كتب من أجله التقرير.

التقرير مفصلا بكل الخطوات بدقة متناهية.

الملحق ، وهو عبارة عن هيكل يتضمن شرح عن التقرير.

تحديد أسلوب الكتابة التي سيكتب فيها التقرير وكيف ستكون الفقرات، وما هي اللغة المستخدمة هل هي لغة علمية بحتة أم فنية أو غيره.

كتابة مقدمة التقرير،فهي تتضمن بإختصار بعض المعلومات عن الهدف من التقرير، وأسماء الأشخاص الذين ساهموا في إنجاح هذا تقرير وغيره.

خاتمة التقرير الإداري.

قائمة المراجع أو المصادر التي أخذت منها جميع معلومات التقرير الإداري