محتويات
- ١ مهنة السكرتارية
- ٢ أهم مهارات السكرتير الناجح
- ٢.١ مهارات شخصية
- ٢.٢ مهارات عملية
تُعتبر السكرتارية من الوظائف المساعدة الحديثة إلى حدٍ ما، حيثُ يُقدم صاحبها المساعدة الفنية والمكتبية للإدارة، لتتمكّن الأخيرة من إنجاز أعمالها ومشاريعها بصورةٍ أسرع، إلى جانب ترتيب جدول أعمال المدير، وتنظيم وقته، وتذكيره بالمواعيد، وكلمة سكرتارية مأخوذةٌ من كلمة (SECRET) أي سرّ، ويُقصد بها أن يكون الموظف أو السكرتير سرّ مديره، وفي هذا المقال سوف نتحدّث عن أهمّ مهارات السكرتير الناجح.
أهم مهارات السكرتير الناجح مهارات شخصية- الثقة في النفس.
- معرفة كيفية التعامل مع الناس.
- حسن التصرف.
- قوة الشخصية.
- محبة العمل والإيمان به.
- الاهتمام بالمظهر قدر الإمكان، وتجديده بين الحين والآخر، واختيار الملابس الأنيقة، والمناسبة لطبيعة العمل، إلى جانب ضرورة الاعتناء بنظافة المكتب، وترتيبه بطريقةٍ جيدة، بحيث يعطي انطباعاً جيداً عن السكرتير والإدارة أيضاً.
- مراعاة الذوق العام، وعدم مخالفة القوانين العامة في المؤسسة، كالضحك بصوتٍ عالٍ، أو التدخين في ممرّ الشركة.
- إبداء المرونة في العمل.
- سرعة التكيف مع بيئة العمل.
- الإلمام جيّداً بالعديد من اللغات، أو على الأقل اللغة العربية والإنجليزية.
- امتلاك مهارة العمل على تطبيقات الحاسوب المُتعددة.
- الإنجاز بأسرع وقتٍ ممكن.
- تطوير المهارات الشخصية والعملية على الدوام.
- القدرة على تجهيز الميزانية التي تتعلق بمصروفات المكتب، بالتزامن مع المهارة في ضبط الصرف اليومي.
- تحليل المشكلات والعقبات، ومعالجتها بأنجع السُبل.
- مهارة العلاقات العامة سواء مع بقية الموظفين، أو مراجعي وضيوف الإدارة، وشركائها في العمل.
- حفظ أسرار العمل والإدارة، حيثُ يُعتبر إفشاء أسرار الإدارة، من أسوأ الأخطاء التي قد يقع فيها السكرتير، وقد تُلحق خسائر مالية ومهنية بالمؤسسة التي يعمل لصالحها، إلى جانب خسارته لعمله، عند كشف الأمر من المدير.
- مخاطبة المدير، والموظفين، والعملاء، بالمسمى الوظيفي أو المهني الرسمي، وترك التعامل مع الأصدقاء جانباً في العمل.
- إنجاز جميع الأمور التي تطلبها الإدارة، في الوقت المُحدد دون تذمرٍ أو اعتراض.
- معرفة التعامل جيداً مع الأدوات المكتبية، مثل الطابعة، والفاكس، وبرامج الإنترنت، والبرامج الخاصة بطبيعة العمل، ومعرفة كيفية إصلاحها جميعاً في حال حدوث الأعطال الفنية.
- تجنب تأجيل القيام ببعض المهام، ما يؤدي إلى تراكمها، وهذا ما يؤثر على كيفية التعامل معها لاحقاً، وإنجازها بجودةٍ أقل رُبما.
- إعداد الكشوفات والجداول الشهرية، وتقديمها للمدير في الوقت المُناسب.
- تنظيم الاجتماعات على أفضل وجه، وإعلام جميع الموظفين المعنيين بالاجتماع، قبل الموعد المُحدد، وبالطرق المُتبعة، مع ضرورة إرسال التنبيهات الضرورية لكل موظف، على الإيميل الداخلي للمؤسسة، أو أي برنامج تراسلٍ معروف، وفي يوم الاجتماع يمكن اللجوء إلى تذكيرهم بالهاتف، أما في حال كان الاجتماع طارئاً، يجب إخبار الجميع في زمنٍ قياسي، مع ضرورة تجهيز غرفة الاجتماعات بسرعة، وتسجيل جميع الملاحظات الواردة خلاله.
المقالات المتعلقة بكيف تكون سكرتيراً ناجحاً