كيف يكتب التقرير

يعرف التقرير بأنّه عبارة عن نوع من أنواع المستندات يشتمل على ملخص لموضوع ما، ويتوفّر في التقرير عادةً حقائق، ومعلومات، وبيانات، وتوصيات، وأفكار جديدة، ومقترحات، وغيرها إذا لزم الأمر، وللتقرير فوائد كبيرة في حياتنا اليوميّة، ومن أهمّ فوائده: توضيح طبيعة الجهد الذي قدّمه الإنسان في عمل ما، وتقييم مدى تحقيق الهدف من العمل، وتقييم الطرق والأساليب المستخدمة في تحقيق هذا الهدف، بالإضافة إلى تسهيل معرفة نقاط الضعف والقوّة لموضوع ما، ممّا يسمح بمعالجة الأمور السلبية وإصلاحها.

لكتابة التقرير بشكل جيد يجب أن يمر تقريرك في أربعة مراحل، وهي كالتالي:

• مرحلة الإعداد: يحدّد الشخص في مرحلة الإعداد الهيكل أو الإطار العام للتقرير، ويختار الموضوع الذي سيكتب فيه التقرير، ويوضّح هدفه من كتابة التقرير، ويحدّد الجهة التي يريد أن يصل إليها التقرير، وأيضاً يحدّد أفكار التقرير ومعلوماته ويرتبها.
• مرحلة التنظيم: يحدّد الشخص في هذه المرحلة الأفكار الرئيسيّة من التقرير، ويصمّمها بطريقة مناسبة، ويبدأ بوضع العناوين الفرعية والرئيسية التي تناسب التقرير، ويحرص خلال هذه الخطوة على أن تكون أجزاء التقرير متسلسلة ومترابطة مع بعضها البعض بشكل منطقي، ويصمّم أيضاً الشخص هنا هيكل التقرير ككل، بحيث يجب أن يتضمّن التقرير المقدمة، والعرض، والخاتمة.
• مرحلة الكتابة: مرحلة الكتابة من أكثر المراحل أهمية في كتابة التقرير، ويجب أن تتمّ كتابة التقرير باستخدام الصياغة المفهومة، والأسلوب المناسب والسلس، ويجب مراعاة الكتابة أولاً على مسودة، وبعدها التأكّد من هذه المسودة ونقلها إلى مسودة نهائيّة.
• مرحلة المراجعة: وهي آخر مراحل كتابة التقرير، وتأتي هذه المرحلة بعد أن يكتب الشخص المسودة الخاصّة بتقريره، وفيها يقوم الشخص بالتدقيق في تقريره من الناحية اللغويّة، فينتبه إلى وجود أي أخطاء إملائيّة، ويدقّق في القواعد المكتوبة، وأيضاً يقيّم الشخص في مرحلة المراجعة مدى تسلسل التقرير، ومدى واقعيته، ويدقّق في طريقة تنظيم التقرير.

حتى يخرج التقرير بشكل صحيح و بنية منطقية متكاملة يجب أن يتم اتباع الآتي عند الكتابة:

• توضيح الهدف المطلوب من التقرير بشكل مختصر وموجز.
• كتابة عنوان مناسب للتقرير، بحيث يجب أن يدلّ عنوان التقرير على الهدف منه.
• مراجعة عناوين التقرير ومعلوماته كلها، والحرص على تعديل ما يحتاج إلى صياغة أو غيره.
• العمل على جمع كم واسع وكبير من المعلومات الدقيقة التي تتعلّق بالتقرير وهدفه.
• ترتيب معلومات التقرير وتنظيم تسلسلها بشكل مناسب، وذلك لتسهيل الفهم والاستيعاب على القارئ.
• استعمال وسائل مناسبة في توضيح أفكار التقرير وإيصالها للآخرين، كالرسوم التخطيطية والفتوغرافية.
• كتابة المراجع والمصادر التي تم أخذ المعلومات عنها في كتابة التقرير، أو التي تم الاقتباس منها.