كيف تكتب رسالة

مثلت الرسائل أهمّ وسائل التواصل بين البشر الذين تباعد بينهم المسافات على مرّ العصور، وتذخر الأحداث التاريخيّة بنماذج الرسائل بين الملوك والرؤساء والسفراء، وكانت تلك الرسائل السبب في إقامة أو إنهاء حروب، حتى أنّ رسائل رسول الله صلى الله عليه وسلم إلى حكام الأمصار مازالت نصوصها موجودة ومتداولة.

تعود أهمّيّة الرسائل المكتوبة إلى إمكانية حفظ المعلومات وأسلوب الحديث الذي اعتمده المرسل بما لا يمكن أن ينقله رسول يعتمد على الحفظ، وتعددت أساليب الرسائل بحسب طبيعتها وظروف إرسالها حتى تطورت في العصور الحديثة إلى الرسائل الصوتية، إلا أنّ المراسلات المكتوبة لازالت تحظى ببعض الأهمّيّة ويلجأ لها عند الحاجة.

• تعتمد طريقة كتابة الرسالة على نوعيتها من حيث كونها رسالة عمل أو رسالة شخصية أو رسالة تسويقية لأحد المنتجات، فيتغيّر الأسلوب ونمط الكتابة وفقاً لتلك الأنواع وهو ما سنوضّحه في النقاط التالية، كما يجب الاهتمام بشكل المظروف الذي ترسل فيه الرسالة بحسب محتواها وفقاً لتلك الأنواع أيضاً.
• من حيث اللغة فإنّ رسائل العمل تتكوّن اللغة فيها من جمل قصيرة ومكثفة لعرض الغرض من الرسالة بشكل واضح وبليغ، كما يجب أن تبتعد تلك الرسائل عن عبارات المودة المبالغ فيها ويكتفى بذكر مجاملة بسيطة في بداية أو نهاية الرسالة يتحدث فيها المرسل عن علاقات العمل الودية بصيغة رصينة، كأن يقول: "رغبةً منا في استمرار التعاون المشترك بين مؤسستينا، فإننا نرجو.. ". بينما تكون الرسائل التسويقية أكثر مرونة وتحتوي على عبارات للفت انتباه العميل للمنتج عن طريق تقسيمها إلى فقرات يتمّ فيها شرح مزايا المنتج، أمّا الرسائل الشخصيّة فيمكن للمرسل أن يتحدّث بكلّ ما يجيش في نفسه وبالأسلوب اللغويّ الذي يفضّله والذي سيصل بشكل أكبر للمرسل إليه؛ فيستخدم عبارات عامية أو يضيف رسومات بسيطة إن شاء.
• من حيث شكل الرسالة فإنّ الرسائل عامّة تنقسم إلى افتتاحية، ومقدّمة الرسالة، ونصّ الرسالة، وخاتمة، والافتتاحية في اللغة العربية تتكون من البسملة في منتصف أعلى الصفحة ويليها في أوّل سطر يمين الصفحة "تحية طيبة وبعد"، ويلي ذلك مقدمة الرسالة التي تحتوي على العبارات الترحيبية أو الحديث عن محتوى الرسالة، أمّا نصّ الرسالة فتتم كتابة الغرض من الرسالة بحسب طبيعتها كما أسلفنا، وأخيراً خاتمة الرسالة التي تتمثل في الشكر للمرسل على الاهتمام أو طلب الرد، وتذيّل الرسالة بجملة ختامية في سطر منفرد على اليسار مثل "ولكم جزيل الشكر"، ثم اسم المرسل وتوقيعه.