كيف تدير مقابلة شخصية ناجحة

هدف عملية الإدارة هو تنفيذ جميع الأعمال، من خلال توظيف الموارد والجهود البشرية وتوافر الوسائل المادية، وتعتمد الإدارة بشكل أساسي على التخطيط والتنظيم والتوجيه، لكي يتم إنجاز الأعمال على أكمل وجه، ويقوم هذا العمل على وجود منظومة توحّد هذه الأعمال، وتستخدم في نظامها الرقابة المستمرّة والتوجيه والتغذية الراجعة في إدارة أعمالها وتصحيح الأخطاء التي قد تتعرّض لها هذه الإدارة، وتقوم على تحقيق جميع الأهداف التي تمّت صياغتها ووضعها بجودة وكفاءة عالية، لتكون إدارة ناجحة وفعّالة.

إن إدارة أي عمل يرتبط بوجود شخص يدير هذه الأعمال مهما كانت، ومنها إدارة المقابلات الشخصية، فهي عملية مهمّة ويجب التخطيط والإعداد لها بالشكل المطلوب، لكي تتمتع بالنجاح وتحقيق الأهداف التي وضعت من أجلها، وكلّ هذه الأمور يقوم بها المدير المسؤول عن مثل هذه المقابلات.

هنالك العديد من الخطوات التي يجب القيام بها، لإدارة المقابلة الشخصية بحيث تكون مقابلة ناجحة وهي:

• قيام المدير بالإعداد الجيد والمناسب للمقابلة، وذلك عن طريق تحديد الهدف الرئيسي من هذه المقابلة، ويجب عليه أن يقوم بعملية وضع التوقعات التي تتعلّق بنوعية الشخصيّة المتقدّمة، من أجل القيام بالاستعداد وتوفير الجو الذي يناسب هذه الشخصية، وحصوله على معلومات شاملة تتعلق بموضوع المقابلة الأساسي وسبب انعقادها.
• القيام بتهيئة الأجواء المناسبة والمريحة والهادئة للشخص المتقدم للمقابلة، والتي تعمل على تهدئة أعصاب الشخص المتقدّم للوظيفة وإشعاره بالراحة والطمأنينة، وقيام المدير بالتعامل مع هذا الشخص بلطف واحترام ومقابلته بابتسامة يرسمها على شفتيه، والعمل على شرح كل ما يتعلق بالمقابلة له والهدف الرئيسي منها.
• اختيار المكان المناسب والمهيأ لمثل هذه المقابلات، لتجنب حدوث أي مقاطعة لهذه المقابلة، التي تؤدي إلى توتر وقلق المتقدم.
• العمل على توجيه وإلقاء الأسئلة التي تتعلق بموضوع المقابلة، والحرص على الإصغاء والاستماع لأجوبة الشخص وطريقة الرد على أسئلته، والاستعانة بتدوين جميع الملاحظات التي تتعلّق بكلّ متقدم، من أجل القدرة على التمييز والمفاضلة فيما بينهم، لسهولة الرجوع عند القيام بعملية الاختيار.
• الاستماع لجميع الأسئلة التي يتم توجيهها من قبل المتقدم، والإجابة عليها جميعها في نهاية المقابلة.
• القيام بعمل حركات وكلمات توحي بأنك تريد أن توقف وتنهي هذه المقابلة، والعمل على تلخيص وكتابة كل الأمور التي حصلت في هذه المقابلة، والعمل على معرفة مدى فهم هذا الشخص لما دار في المقابلة ما تم الاتفاق عليه، والعمل على الاتفاق معه على كل ما يجب أن يحصل بعد هذه المقابلة.
• تنفيذ ما تم الاتفاق عليه في أثناء المقابلة، ويتم ذلك عن طريق المتابعة معه، بإرسال معلومات وتقارير تتعلق بالمقابلة التي حصلت، وتحديد مقابلة أخرى وفي موعد محدد.