كيفية كتابة تقرير أسبوعي

إنّ التّقرير هو أحد وسائل الاتّصال الكتابيّ، ويُعدّ من الطرق الفعّالة لتبادل المعلومات في القطاعات المُختلفة، ويمثّل التقرير النتيجة النهائيّة والملخّص لموضوع معيّن أو قضيّة أو حدث، ويُمكن كتابته يدويّاً أو إلكترونيّاً وتقديمه إلى الشّخص المسؤول، ويخضع التقرير لعدّة شروط وقواعد كتابيّة يجب إتقانها والالتزام بها لإخراجه بالصّورة المطلوبة.

• تحضير التقرير؛ أي تحديد الإطار العام للتقرير والفكرة الرئيسيّة لإنتاج تقرير فعّال، ويجب تحديد موضوعه، والغاية الرئيسيّة من كتابته، والجهة القارئة له، والغاية المُستفادة من قراءته للتقرير، والبيانات والنتائج المُنتظرة منه، وتوضيحها بالطريقة المُناسبة وبأسلوب واضح.
• تنظيم التقرير وتنسيقه؛ حيث يجب كتابة الأفكار الرئيسيّة والفرعيّة التي يحتويها التقرير باستخدام أسلوب منطقيّ، حيث يُكتب عنوان التقرير في الصفحة الأولى بالإضافة إلى تاريخ كتابته، وعدد صفحاته، والجهة المُستقبلة له، ومضمون التقرير؛ أي المواضيع التي سيتناولها التقرير، والملاحق الأخرى الخاصّة له، وبعد ذلك يجب كتابة المقدّمة، والأسباب التي دفعت الكاتب لإنتاج التقرير؛ حيث يجب أن تكون المقدّمة شاملةً وعامّة لجميع الأفكار التي يحتويها التقرير لتقدّم صورةً رئيسيّة للقارىء فلا بدّ من استخدام عناوين رئيسيّة ومعبّرة عن صُلب الموضوع.
• العرض؛ ويجب في هذه الخطوة تقديم عرض للموضوع الرئيسيّ والقضيّة، وذكر الأفكار الأساسيّة والفرعيّة وكتابة جميع الوقائع والأحداث بطريقة سلسة وبسيطة وواضحة، ويجب تحرّي الدقّة عند ذكر المعلومات، وترتيب الأفكار على شكل فقرات قصيرة ومُختصرة وشاملة، وكتابتها بتسلسل منطقيّ، ومراعاة تزويد التقرير بالرسومات التوضيحيّة، والجداول، والرسوم البيانيّة، والدراسات والتحليلات، والصّور؛ لما لها من أثر كبير في توضيح المعلومات المكتوبة.
• الخاتمة؛ تتضمّن هذه الخطوة كتابة النتيجة النهائيّة التي تمّ استنتاجها نتيجةً للبحث المتواصل حول القضيّة، بالإضافة إلى بعض التوصيات المقترحة، وتُعبّر التوصيات عن بعض الأفكار المستقبليّة التي تُساعد في تقديم حلول فعّالة لبعض المشاكل المختلفة، ويجب الانتباه لأن تكون الخاتمة مُختصرة وقصيرة ولا تحتوي على أيّ فكرة جديدة؛ بل يجب أن تكون تابعةً للأفكار الفرعيّة والرئيسيّة المذكورة مُسبقاً بالتقرير، ويجب عدم ذكر الأفكار الشخصيّة والتوصيات المُستنتجة من قِبل الباحث، بل يجب الحفاظ على الرسميّة في مُخاطبة الشّخص المُستقبل كالمدير، وتقديم معلومات رسميّة ودقيقة ومدروسة مُسبقاً.
• التنسيق؛ يجب الاهتمام بالتنسيق بشكل كبير؛ لقدرته على إعطاء فكرة بدائيّة عن التقرير؛ حيث يجب استخدام الأوراق البيضاء، والكتابة باللّون الأسود، واستخدام حجم متوسّط للكتابة، ونوع مُناسب، وعدم المبالغة في تسطير الصفحة وإضافة الأشكال للحفاظ على رسميّة التقرير.