كيفية عمل قاعدة بيانات

تعتبر قواعد البيانات من أهم التقنيات في مجال تكنولوجيا المعلومات، بل هي من الأساسات التي تقوم عليها تكنولوجيا المعلومات، أساس الشركات وأساس كثير من العمليات والقرارات.

وإنّ تصميم قاعدة البيانات يحتاج لدراسة مختصة وليست هواية، إذ أنّ أهمية قواعد البيانات تكمن في أنها تنتج البيانات وتربطها ببعضها، وبفعل إدارة قواعد البيانات بالإمكان استرجاعها والتعديل عليها.

تمر عملية تصميم قاعدة البيانات بمراحل متعددة كأي نظام محوسب، الخطوات المتقدمة تعتمد على الخطوات التي سبقتها لذلك يجب أن تكون البداية صحيحة للحصول على قاعدة البيانات المطلوبة، لنعتمد كمثال نظام قاعدة بيانات المكتبة.

أول مرحلة هي مرحلة جمع البيانات: وهي مرحلة مهمة لأخذ ومعرفة الخطوط العريضة للنظام الذي سوف يتم برمجة قاعدة البيانات له، وطرق جمع المعلومات كثيرة منها: المقابلات الشخصية، ومراقبة أداء المستخدمين وتسجيل الأخطاء والمعيقات التي تواجههم، ففي نظام المكتبة يتم البحث عن الكتب، وتصنيف أسمائها، وكيفية تقسيم المجموعات، والمصنفات، ومعرفة آلية الاستعارة والحجز والإعادة، ومعرفة كافة المستخدمين فمثلًا مدير الإعارة، الزبون، مدير النظام.

ويتم التخطيط بشكل أولي للمعلومات التي تم الحصول عليها.

المرحلة الثانية تتمثل في تحليل البيانات التي تم جمعها، واستخراج منها مستخدمي النظام، العمليات في النظام، تسلسل العمليات، القيود والشروط في استخدام النظام.

المرحلة الثالثة تتمثل في ربط البيانات التي تم تحليلها ببعضها البعض، كربط المستخدم بالمهام، فالزبون يقوم باستعراض للكتب، يقوم بعملية إعارة، يقوم بعملية شراء ودفع مثلًا، يقوم بعملية مناقشة كتاب وهكذا.

مدير التصنيفات يقوم باستعراض الكتب المرجعة، بربط الكتب الجديدة مع الأقسام الخاصة بها بعد إعطاء كل كتاب رقم خاص به.

المرحلة الرابعة تتمثل بعمل تخطيط أولي لجداول قاعدة البيانات، اسم الجدول والحقول التي بداخله، وتحديد المفتاح الرئيسي الذي يميز كل جدول عن غيره ويتم تعريف الجدول والوصول إليه من خلاله.

المرحلة الخامسة: ربط الجداول مع بعضها البعض بالعلاقات التي تربطها، فمثلًا جدول الزبون علاقته مع جدول الكتاب علاقة واحد لمتعدد، فالزبون الواحد بإمكانه أن يستعير أكثر من كتاب، وتكون علاقة متعدد لمتعدد إذا كان الكتاب يحتوي على أكثر من نسخة، يعني أن تكون النسخة الأولى مع زبون والنسخة الأخرى مع زبون آخر.

المرحلة السادسة: بعد التأكد من العلاقات بين الجداول، نقوم بإنشائها على برامج إدارة قواعد البيانات، والتي أهمها برنامج مايكروسوفت أكسس، برنامج فيجوال ستديو، برنامج الأوراكل، ويكون استخدام برامج قواعد البيانات حسب نظام المؤسسة التي تتعامل معها، فبعض المؤسسات لا تتعامل إلّا مع نظام قاعدة بيانات أوراكل، بينما مؤسسات أخرى ذات بيانات ليست بالضخمة تكتفي ببرنامج الآكسس. ولكل برنامج طريقة استخداماته الخاصة.

في برنامج الآكسس تقوم بإنشاء الجداول وتسميتها، ومن ثم يتم إدخال أسماء الأعمدة (الحقول) بالجداول وتحديد نوع بيانات كل حقل وتحديد حقل المفتاح الرئيسي، بعدها تتم عملية إدخال البيانات على الجدول، وستظهر لك رسائل التنبيه في حال كانت البيانات المدخلة تختلف عن نوع البيانات المدرج للعمود.

تحتاج لمتابعة الخطوات بشكل عملي وبدقة أكبر، المهم أن تكون البيانات التي تم تحليلها صحيحة، والعلاقات التي تم ربط الجداول بها صحيحة، فهي أساس برمجة قاعدة البيانات السليمة.