كيفية اعداد خطة عمل

خطة العمل هي الخطوط العريضة لمجموعة من الأهداف والعمليات التي سيقوم بها شخص أو فريق لإنجاز مشروع أو تحقيق هدف، وهي من الوسائل الهامّة جداً في تنظيم وترتيب المشاريع وتقسيم الأهداف وتساعدنا في تسريع الإنجاز وتحقيق الأهداف على أفضل وجه، والآن إليك بعض الملامح الرئيسية لكيفية إعداد خطة عمل.

• تحديد الغرض: في الغالب نحن نضع خطة العمل لأسباب مختلفة ومتنوعة. فتحديد الغرض من خطة العمل سيساعدك على الإستعداد بشكل صحيح لتنفيذ الخطة. ضع في إعتبارك أن خطة العمل تكون لفترة معينة وغالباً ما تتراوح من 6 أشهر إلى سنة.

• اكتب مقدمة: حتى تقوم بإنجاز خطة عمل إحترافية فيجب القيام بكتابة مقدّمة تتضمن خلفيّة عامّة حول موضوع خطّة العمل أو إدراج بعض المعلومات التي من الممكن احتياجها أثناء إعداد خطة العمل، وينبغي أن تكون المقدِّمة قصيرة ويتم فيها تسليط الضوء على أسباب القيام بخطة العمل ووضع بعض الإحصائيّات والتفاصيل والتقارير الحديثة حول الموضوع، وفي الغالب فإن المقدّمة لا تكون ضروريّة في حالة خطة العمل الأكاديميّة.

• حدّد الهدف: الغايات والأهداف مرتبطة بشكل مباشر مع الإنجاز الذي نأمل بتحقيقه في النهاية، لذا تذكر دائماً أن تضع أهداف عامة وأهداف محددة بشكل تفصيلي وقم بوضع أهداف قصيرة وطويلة الأجل.

• مقياس SMART: يجب وضع أهداف خطة العمل بناء على مقياس SMARTأي أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس ويمكن الوصول إليها ومحددة بزمن.

• حدِّد الموارد: تختلف الموارد اللّازمة لخطة العمل باختلاف الغرض من ورائها، فمثلاً الموارد اللّازمة لخطة عمل خاصة بشركة تشمل الموازنة الماليّة والموظفين والمباني والخبراء الاستشاريِّين، أو مثلاً خطة العمل الأكاديميّة تشمل المكتبات والموارد البحثيّة كالكتب والمجلّات العلميّةوالأساتذة وهكذا.

• المُسائلة: من الأمور الضرورية لإتمام خطة العمل بشكل جيد هو إرساء مبدأ المُسائلة، فيجب تحديد من المسؤول عن إكمال كل مهمة. ويجب على كل فرد أن يقوم بإنجاز المهمة في الوقت المحدد لها ويتم مراقبة ومتابعة الإنجاز في خطة العمل.

• الاستراتيجيّة العامّة: قم بإلقاء نظرة عامة حول خطة العمل التي تم إعدادها وقرّر كيف سيتم الاستفادة من الموارد والتغلّب على المشاكل أو المصاعب من أجل الوصول إلى الأهداف والغايات. قم بمراجعة قائمة خطوات العمل التي تم تحديدها وقرر ما الذي سيتم تنفيذه في يوم أو أسبوع أو أكثر، وهل القائمة بحاجة إلى أشخاص يجب الإستعانة بهم من ضمن الفريق.

كانت هذه أبرز الملامح اللازمة لكيفية إعداد خطة عمل.