كتابة التقرير

يحتاجُ أغلبُ الأشخاصِ العاملين في مُختلف القِطاعات إلى تحسين مهارات التّواصل فيما بينهم، وتعدّ التقارير إحدى أهم مهارات التواصل الكتابي، فّإنّ كتابة التقارير أصبحت أمراً ضروريّاً في العصر الحالي، وباختلاف مواقع النّاس والمجالات التي يعملون بها إلّا أنّهم بحاجة دائمة لكتابة التقارير وإرسالها إلى مرؤوسيهم، سواءً كانوا طلّاباً أم موظّفين أم سياسيّين أم غير ذلك.

التقرير هو إحدى وسائل التواصل الكتابي بين النّاس، ويعدّ إحدى الوسائل الفعّالة لنقل المعلومات في المواقع المختلفة، والمجالات المتنوّعة، كالمجالات التجاريّة، والصحيّة، والثقافيّة، والسياسيّة، والتعليميّة؛ فالتقرير هو النتيجة النهائيّة والمخلّص الذي يعدّ ويُكتب بشكل مفصّل باستخدام الوسائل المختلفة كالورق أو إلكترونيّاً من خلال أجهزة الحاسوب، لشرحِ موضوعٍ أو حدثٍ محدّد مع تحديد وتوثيق النتائج والتفاصيل الخاصّة بقضيّة معيّنة، ويُكتب التقرير بعد الانتهاء من إنجاز عمل محدد وواضح.

• إعداد التقرير، وفي هذه المرحلة يجب تحديد الإطار الكامل له حتّى تظهر نتيجة ممتازة، وأن تُحدّد قضيّة التقرير الشاملة، والنتيجة المرجوّة منه، ومن هو الشّخص الذي سيقرؤه، وما الفائدة الناتجة من قراءته، بالإضافةِ إلى ما هي المعلومات والنتائج المطلوبة والتي ينتظرها القارئ، واستخدام طريقة مناسبة لتوصيل المعلومة.
• تنظيم التقرير وتنسيقه، وتتضمن هذه الخطوة كتابة الأفكار الأساسيّة والفرعيّة للتقرير باستخدام تسلسل منطقي ومناسب؛ ففي الصفحة الأولى منه يجب كتابة العنوان، والتاريخ، وعدد الصفحات، والجهة التي ستقرأ التقرير، ومكوّناته؛ أي الموضوعات التي يحتويها التقرير، والمرفقات والملاحق الخاصّة به، وفي الصفحة اللاحقة يجب كتابة المقدّمة، والأسباب التي دفعت الكاتب لكتابة التقرير، وكذلك يجب أن تحتوي المقدّمة على فكرة وافيةٍ وكاملة عن الموضوعات الخاصّة بالتقرير، حتى تتشكّل فكرة عامّة للقارئ عنه.
• العرض، وفي هذه الخطوة تُعرض القضيّة الأساسيّة للتقرير، وتُذكر النقاط الرئيسيّة والفرعيّة؛ أي تدوّن كافّة الحقائق والأحداث المعنيّة بطريقة سلسلة وبسيطة، وواضحة، ويجب أن تدوّن المعلومات بشكل كامل دقيق، وعند الانتهاء من فقرة وبداية كتابة فقرة جديدة يجب مراعاة أن تكون الفقرات قصيرةً ومختصرةً، وتتّصف بالشمول، والتسلسل بشكلٍ مَنطقي، ويفضّل استخدام جداول، ورسومات بيانيّة، وتحاليل لما لها من أثرٍ كبير على القارئ في استيعاب المعلومات وفهمها.
• الخاتمة: تتكوّن الخاتمة من النتائج المرجوّة من التقرير، وعدّة توصيات مقترحة، وغالباً ما تُدمج بيانات التوصية والخلاصة معاً وتحت العنوان نفسه، وتحتوي التوصيات على مجموعة من الأفكار المستقبليّة لحل مشكلة محددة، ويجب أن تكون الخاتمة مختصرةً ولا تحتوي على عناوين جديدة.