طرق كتابة التقرير

• ١ التقرير
• ٢ أنواع التقارير
• ٣ مواصفات التقرير الجيد
• ٤ كتابة التقرير

التقارير هي أحد أنواع الوثائق التي يتمّ تداولها يوميّاً حول العالم، ويمكن اعتبار التقارير من أهمّ أنواع الوثائق؛ وذلك لأنّها تستخدم في المعاملات الإدارية بشتّى أنواعها، وكذلك المعاملات التجارية، ومن ذلك أنّ الأجهزة الإداريّة والرقابيّة في الدولة تستخدم التقارير من أجل تسيير أمور الأعمال وتصبح تلك التقارير أحد أجزاء تاريخ الدولة، كما تتمّ كتابة التقارير في مراحل الدراسة الجامعيّة وما بعدها، وفي الأعمال كما ذكرنا من أجل إطلاع المديرين على سير العمل.

على هذا يكون تعريف التقرير بأنّه وثيقة مكتوبة تعرض فيها إيجابيّات وسلبيّات موقف أو نشاط ما، ويكون هذا النشاط قابل للممارسة، ويمكن للتقرير أن يحتوي على عدّة آراء ويعرض وجهة نظر صاحبه.

يتمّ تصنيف التقارير من حيث أنواعها، وتختلف تلك الأنواع إمّا بحسب الموضوع أو بحسب شكليّة التقارير من حيث كونها رسميّة أو غير رسمية أو بزمان التقرير حيث تختلف التقارير الإسبوعية أو الشهرية عن السنوية وأخيراً تصنّف التقارير من حيث الهدف من كتابتها، فإمّا تكون تقارير متابعة دورية للعاملين في منشأة ما أو تقارير معلوماتية او تقارير دراسية أو تقارير تقدم من أجل عرض تقييم أداء موظفين جدد أو طلاب.

يجب أن يحتوي التقرير الجيد على عدة مواصفات يلتزم بها كاتب التقرير، من أهم تلك المواصفات ما يلي:

• وجود هدف من كتابة التقرير
• وضوح لغة الكتابة في التقرير وصحتها من حيث البناء والقواعد الإملائية
• الإيجاز في كتابة التقرير بحيث يتضمّن العناصر الأهم بكلمات قليلة وواضحة لا تخلّ بالمعنى
• توثيق المعلومات الواردة في التقرير من أجل إضفاء صفة الموضوعيّة، وأن يكون مغطّي لفترة زمنية محدّدة وواضحة
• وجود توصيات في نهاية الترير أو إجراءات من اللازم اتّخاذها

تبدأ كتابة التقرير من المحتوى الأولي الذي يتضمن صفحة الغلاف التي تحتوي المعلومات الأساسية وهي اسم التقرير، وتاريخه، والجهة المصدرة، والجهة المقدم إليها، ويتبعها صفحة المحتويات، وبعدهما مقدمة التقرير التي تحتوي على توضيح مجال التقرير والأهداف من كتابته، والمرحلة الثانية وهي متن التقرير ويتضمّن عرض واضح للمعلومات والحقائق مكتوبة بصيغة رصينة ومتضمّنة الجداول، والرسوم البيانية، ونتائج الدراسات والتحليلات الميدانية إن وجدت.

أما المرحلة الثالثة وهي خاتمة التقرر فتعدّ الأهمّ، حيث يكتب فيها نتائج التقرير من حيث رأي كاتب التقرير الموضوعيّ في الدراسة التي قام بها، وبعرض تلك النتائج يقوم بإبداء ملاحظات وتوصيات إلى الجهة التي قدم إليها التقرير، وتكون تلك التوصيات عمليّة قدر الإمكان.