خطوات كتابة تقرير

• ١ كتابة تقرير
• ٢ ما هو التقرير
• ٣ خطوات كتابة التقرير
• ٤ أهمية التقارير
• ٥ أنواع التقارير
• ٦ نصائح عامة في كتابة التقارير
• ٧ المراجع

يحتاج جميع العاملين في كافَّة مواقعهم إلى تطوير مهارات الاتّصال فيما بينهم، وتُعتبر التقارير إحدى مهارات الاتّصال الكتابي، فكتابة التقارير باتت أمراً ملحّاً في عصرنا هذا. فأيّاً كان دورك سواء طالب أو موظف أو سياسي أو صحفي أو غير ذلك، فأنت تحتاج لكتابة تقرير إلى مرؤوسك أو من له علاقة في دائرة عملك، تتطلب كتابة التقرير إلى فهم ومعرفة بأصول وقواعد كتابة التقرير، سوف نتحدّث بالتفصيل لاحقاً عن كيفيّة كتابة التقرير.

التقرير هو وسيلة من وسائل الاتّصال الكتابيّ الفعّال لنقل المعلومات في مختلف مواقع العمل أيًّ كان نوع المنشأة، وتجاريّ، وصحّي، وثقافيّ، وسياسيّ، وتعليميّ، فالتقرير هو المُلخَّص الذي يتم إعدادهُ وكتابتهُ بالتفصيل سواء كان كتابيّاً أو إلكترونياً في عصرنا هذا لتبيان موضوع أوحدث معين مع توثيق نتائج وتفاصيل وحقائق معيّنة وتقديم توصيات وأفكار تخدم نتائج الحدث، وعادةً تكون كتابة التقرير بعد الانتهاء من العمل الموكّل إلى ذلك الشخص، لإعلام الشخص المسؤول بالنتائج كتابياً أو الكترونياً، وهذا يجعله موثقاً. (1)

تتطلب مرحلة كتابة التقرير عدة مراحل: (1)

• مرحلة إعداد التقرير، بهذه الخطوة يجب أن تحدّد الإطار العام للتقرير حتّى يكون تقريراً فعّالاً، وأن تحدّد موضوع التقرير، والهدف منه، ومن هو قارئ هذا التقرير وماذا يستفيد من قرائته، بالإضافة إلى ما هي المعلومات والنتائج التي يحتاجها القارئ من التقرير، وكيفيّة إيصالها له بالطريقة المناسبة، ويُفضّل معرفة الخلفيّة العلميّة أو الثقافيّة للقارئ حتّى يتمّ انتقاء كلمات مناسبة له.
• مرحلة تنظيم وتنسيق التقرير، تتضمن هذه المرحلة تدوين الأفكار الرئيسيّة والفرعيّة للتقرير بتسلسل منطقي، ففي بداية التقرير تكون صفحة عليها عنوان التقرير، والتاريخ، وعدد الصفحات، والجهة التي سيقدّم التقرير لها، ومحتويات التقرير أي المواضيع التي سوف يطرحها التقرير، والمرفقات والملاحق الأخرى بالتقرير، ثمّ يلي ذلك المقدّمة، فلا بدّ أن يتمّ ذكر الأسباب التي دعت الكاتب إلى كتابة التقرير، كما ينبغي أن تُعطي المقدمة للقارئ فكرة وافية عن كلِّ ما يحيط بهذا الموضوع وعن المعلومات والحقائق التي استخدمها الكاتب، بحيث يصبح قارئ التقرير لديه فكرة أوليّة عن الموضوع وهنا لا بدّ من استخدام عناوين معبرة و واضحة للأفكار التي سوف تُطرح ولا تجعل القارئ يتنبأ بالموضوع.
• مرحلة صلب التقرير، في هذه المرحلة يتمّ عرض القضيّة الرئيسيّة للموضوع، ويتمّ ذكر النقاط الرئيسية والفرعية أي يتمَّ سرد كافة الوقائع والأحداث التي وقعت بسلاسة وبساطة، ووضوح، كما يجب أن تكون المعلومات كاملة، ودقيقة، وعند الانتقال من فقرة لأُخرى يجب أن يراعي الكاتب أن تكون الفقرات قصيرة، ومختصرة، وشاملة مع مراعاة التسلسل المنطقي بين الفقرات، كما أن توفر جداول، ورسوم بيانية، ودراسات وتحاليل، لها أثر كبير على القارئ في فهم المعلومات واستيعابها على أن يتم مراعاة مستوى القارئ.
• مرحلة الخاتمة، تحتوي الخاتمة على النتائج التي تمَّ التوصُّل إليها، مع وجود التوصيات المقترحة، عادة يتمّ دمج التوصيات والخلاصة بنفس العنوان، والتوصيات تكون عادةً اقتراحات وأفكار مستقبليّة تساعد في حل مشكلة معينة، كان التقرير يتحدث عنها كما أنّها توصي في اتّخاذ قرارات العمليّة اللازمة للفترة القادمة، بالإضافة قد تحتوي الخاتمة الرأي الشخصي دون تحيّز إلى فكرةٍ أو شخصٍ ما، مع ذكر الملاحق والمراجع وتثبيتها، كما يتمّ تلخِّيص أبرز ما تمَّ تناوله في هذا التقرير.

رغم تنوع وتعدد طرق الاتصال في المنشآت، إلاّ أن التقاير المكتوبة لها أهدافاً عديدة منها: (2)

• تعتبر التقارير مادّة رسميّة يتمّ أخذ القرارت والأفعال بناءً عليها.
• تساعد التقارير على نقل المعلومات، وإيصالها، وفهمها.
• تُشكل التقارير مادّة معلومات وأحداث مُوثقّة ممكن الرجوع إليها وقت الحاجة.
• تقدم حلول وأفكارعملية جديدة.
• تساعد في حلّ المشاكل.

تختلف أنواع التقارير باختلاف نمطها، وزمنها واختلاف طبيعتها، وأهدافها، سيتمّ ذكر بعض أنواعها:

• التقارير من حيث رسميتها:
  • تقرير رسمي: حيث يأخذ نموذجاً مُعيّناً عند تنظيمه كالذي ذُكر أعلاه (مقدمة، صلب، خاتمة)، ويكون طابعه رسمي، ويُستخدم فيه ألفاظ ومصطلحات مُتناولة في بيئة العمل وقد يكون مُطول.
  • تقرير غير رسمي: لا تتميز بنمط معين، يتم فيها ذكر المرسل والمستقبل فقط ومحتوى الموضوع باختصار، عادة يتمّ تداولها بالمذكرات الداخلية بين المنشأة. (2)
• التقارير من حيث الفترة الزمنية:
  • تقارير دورية: وهي التقارير التي يتم إصدارها حسب تسلسل زمني معين، فقد تصدر بشكل يوميّ، أو أسبوعيّ، أو شهريّ، أو ربع سنويّ، أو نصف سنويّ، أو تقارير سنويّة، وهذه النوع من التقارير تعتمدها المنشآت التجاريّة في طبيعة عملها كإصدار تقارير الأرباح، والمبيعات، وغيرها من التقارير الذي يخدم طبيعة عمل المشأة.
  • تقارير غير دوريّة: وهي التقارير التي لا يرتبط إصدارها بوقت محدد، ويتم تنظيمها حين تحتاجها المنشأة حسب وقوع الحدث، فمثلاً حصل شيئ غير متوقع حدوثه يتمّ إعداد تقرير يضم معلومات معينة تخدم الحدث، وقد يحدث فقط مرة واحدة خلال فترة زمنية طويلة للمنشأة، أو مثلاً تم تحقيق هدف وإنجاز معين في مرحلة ما، سوف يتم إعداد تقرير بهذا الإنجاز.
  • تقارير أخرى: كالتقارير الإخبارية، السياسيّة، الماليّة، التحليليّة، المستقبليّة، التكنولوجيّة، وغيرها من التقارير، هذا النوع من التقارير تعتبر غير دورية لأنها تُصدر وفقاً لزمن غيرمحدد أو متوقع، تصدر بسبب حدوث ظاهرة معينة أو حدث مفاجئ، فلا يمكن توقعها.(2)

عند كتابة أي تقرير يجب عليك أن تأخذ بعين الاعتبار عدة أمور تجعل تقريرك أفضل:

• التأكّد من مصداقية المعلومات والحقائق والمواضيع الني جُمعت، والتحرّي منها بدقة
• استخدم لغة الجمهور المناسبة له، أي بمستوى خلفية قارئ التقرير، حتى لا تستهين أو تقلل من شأن الجمهور.
• تدوين الأفكار بإيجاز، واختصار، ودقّة، وشموليّة، وبساطة في التعبير، فالقارئ قد يتشتت انتباهه ويفقد اهتمامه بإنهاء القراءة للآخر.
• سرد الأفكار والمواضيع بتسلسل منطقي سلس، واضح، غيرمتشعب.
• التأكّد من القواعد اللغويّة واللفظيّة بدقة.
• التأكّد من تنسيق التقرير، كاستخدام خط واضح، لون مناسب، مسافات معتدلة، أي أن تكون الهيئة العامة للتقرير تُريح نظرالقارئ.(1)

(1) بتصرف عن كتاب كيف ترفع مهاراتك في الاتصالأحمد ماهر، دار النشر الدار الجامعية، الأسكندرية، سنة النشر 2014، رقم الصفحة (427)

(2) بتصرف عن مقالة مهارات كتابة التقارير، إعداد عادل صالح ngoconnect.net